W dzisiejszych czasach, gdy cyfryzacja staje się nieodłączną częścią funkcjonowania każdej organizacji, coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie rozwiązań, które usprawniają procesy kadrowe i administracyjne. Jednym z nich są elektroniczne teczki pracownicze, takie jak Infinite eTeczka, które mogą zrewolucjonizować sposób zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dlaczego warto wdrożyć tego typu rozwiązanie, zwłaszcza jeśli zatrudniamy setki pracowników?
W tradycyjnym modelu zarządzania dokumentacją kadrową, każda teczka pracownika jest fizycznym zbiorem dokumentów, które muszą być regularnie aktualizowane, archiwizowane i przechowywane. W dużej firmie, gdzie zatrudnionych jest kilkaset osób, utrzymanie porządku w dokumentacji może być wyzwaniem logistycznym. Wprowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych pozwala zautomatyzować i usprawnić ten proces.
Dzięki cyfryzacji dokumentacji:
W erze RODO i rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych, odpowiednie zabezpieczenie dokumentów pracowniczych jest priorytetem. Infinite eTeczka oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony:
Przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w Polsce zmieniają się na korzyść rozwiązań cyfrowych. Zgodnie z nowelizacjami, pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. To oznacza, że pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie eTeczki, nie musi przechowywać fizycznych kopii dokumentów.
Elektroniczne teczki zapewniają pełną zgodność z przepisami dotyczącymi m.in.:
Kiedy firma zatrudnia setki pracowników, regularne audyty i kontrole, np. przez Inspekcję Pracy, mogą generować spore obciążenia dla działu HR. W tradycyjnym modelu oznacza to godziny przeszukiwania papierowych dokumentów i ręczne przygotowywanie raportów. W przypadku elektronicznych teczek cały proces jest znacznie prostszy.
Nasi Klienci zwracają uwagę na fakt, że dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych, kontrole są mniej czasochłonne i pozwalają uniknąć wielu nieporozumień. W konsekwencji dużo łatwiej jest spełnić wymagania nakładane na pracodawcę przez KP, a co za tym idzie jest mniej nakładanych mandatów.
– wyjaśnia Marcin Orocz, Lider obszaru ECM w Infinite IT Solutions.
Zwiększona popularność pracy zdalnej stawia przed firmami nowe wyzwania, również w obszarze zarządzania dokumentacją. eTeczki pracownicze pozwalają na zdalny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, dla uprawnionych pracowników. To szczególnie ważne w firmach, gdzie HR musi zarządzać zespołem rozproszonym geograficznie.
Dzięki odpowiednio dobranym rozwiązaniom:
Odejście od papierowej dokumentacji na rzecz rozwiązań cyfrowych to krok w stronę ekologii. Firmy, które wdrażają elektroniczne teczki, przyczyniają się do redukcji zużycia papieru oraz minimalizacji odpadów. To nie tylko korzyść dla środowiska, ale także dla wizerunku firmy, która może budować swój profil jako organizacji nowoczesnej i odpowiedzialnej społecznie.
Podsumowując, Infinite eTeczki to rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści, zwłaszcza w przypadku dużych firm zatrudniających setki a nawet tysiące pracowników. Automatyzacja procesów, bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami oraz oszczędności finansowe to tylko niektóre z powodów, dla których warto rozważyć wdrożenie tego rozwiązania. W erze cyfryzacji, inwestycja w nowoczesne narzędzia HR może przynieść długofalowe korzyści i znacznie usprawnić zarządzanie firmą.