Współczesny biznes coraz bardziej opiera się na automatyzacji i wymianie danych w czasie rzeczywistym. Firmy chcą przetwarzać dokumenty szybciej, bez błędów i w sposób zgodny z przepisami. Jednym z rozwiązań, które to umożliwiają, jest EDI – czyli Electronic Data Interchange, w języku polskim elektroniczna wymiana danych.
EDI to technologia, która pozwala na automatyczną wymianę dokumentów biznesowych między systemami informatycznymi różnych firm – bez udziału człowieka i bez konieczności przesyłania maili czy plików PDF.
Najczęściej za pomocą EDI wymienia się:
zamówienia (ORDERS),
faktury (INVOIC),
potwierdzenia dostaw (DESADV),
awiza wysyłek,
raporty magazynowe,
potwierdzenia odbioru (RECADV).
Wszystko odbywa się w sposób zautomatyzowany – dane z jednego systemu (np. ERP) trafiają bezpośrednio do drugiego, w uzgodnionym formacie.
Wyobraźmy sobie prosty przykład. Sieć handlowa składa zamówienie na produkty u swojego dostawcy.
W tradycyjnym modelu pracownik wysyła maila z plikiem PDF, a druga strona musi ręcznie przepisać dane do swojego systemu.
W modelu EDI dzieje się to automatycznie:
System sprzedażowy sieci handlowej generuje dokument zamówienia (ORDERS).
Zamówienie jest konwertowane do standardu EDI (np. EDIFACT, XML).
Dokument trafia do systemu EDI dostawcy, a następnie automatycznie do jego ERP.
Dostawca potwierdza odbiór, wysyła awizo wysyłki (DESADV) i fakturę (INVOIC) – również przez EDI.
Cały proces trwa kilka minut i nie wymaga ręcznego przetwarzania danych.
Aby różne systemy mogły się ze sobą porozumiewać, w EDI obowiązują międzynarodowe standardy. Najczęściej stosowane to:
EDIFACT – standard ONZ używany w logistyce, przemyśle i handlu,
XML / UBL – elastyczne formaty często wykorzystywane w nowoczesnych integracjach,
ANSI X12 – standard popularny w Ameryce Północnej,
GS1 EANCOM – standard branżowy wykorzystywany w retailu i FMCG.
Firmy coraz częściej korzystają też z platform EDI, które pełnią rolę pośrednika, automatycznie tłumacząc dane pomiędzy różnymi formatami i systemami.
Wdrożenie elektronicznej wymiany danych przynosi firmom szereg wymiernych korzyści:
1. Oszczędność czasu – procesy, które wcześniej trwały godziny, teraz zajmują minuty.
2. Mniej błędów – dane są przesyłane automatycznie, bez udziału człowieka.
3. Niższe koszty – brak papieru, druku i ręcznego wprowadzania danych.
4. Lepsza komunikacja z partnerami – każda strona korzysta z tych samych, aktualnych danych.
5. Większa przejrzystość – status dokumentów można śledzić w czasie rzeczywistym.
6. Zgodność z przepisami – EDI wspiera e-fakturowanie i raportowanie elektroniczne (np. KSeF w Polsce, ZATCA w Arabii Saudyjskiej czy EmaraTax w ZEA).
EDI jest powszechnie stosowane w branżach, gdzie liczy się szybkość i skala:
handel detaliczny i e-commerce – wymiana zamówień, faktur, stanów magazynowych,
logistyka i transport – komunikacja między magazynami, operatorami i przewoźnikami,
produkcja – zamówienia komponentów, planowanie dostaw, raportowanie produkcji,
finanse i administracja – elektroniczne fakturowanie i raportowanie VAT.
Coraz więcej organizacji publicznych również przechodzi na EDI, wymuszając standaryzację wymiany danych w całym łańcuchu dostaw.
EDI i e-fakturowanie często są ze sobą mylone, ale nie oznaczają tego samego.
E-fakturowanie dotyczy wyłącznie faktur i jest regulowane przepisami (np. w Polsce przez KSeF).
EDI to natomiast szersze pojęcie — obejmuje wymianę wszystkich dokumentów biznesowych między systemami.
Co więcej, wiele nowoczesnych systemów e-fakturowania działa właśnie na bazie technologii EDI. Dlatego firmy, które wdrażają EDI dziś, w praktyce przygotowują się do pełnej cyfryzacji rozliczeń w najbliższych latach.
Infinite od ponad 20 lat dostarcza rozwiązania do elektronicznej wymiany danych i automatyzacji procesów biznesowych. Nasza platforma Infinite EDI obsługuje miliony dokumentów miesięcznie, integrując systemy ERP, magazynowe i sprzedażowe po obu stronach łańcucha dostaw.
Pomagamy firmom z różnych branż – od retailu, przez produkcję, po logistykę – w:
wdrożeniu bezpiecznego i zgodnego z przepisami EDI,
integracji z systemami kontrahentów,
obsłudze faktur elektronicznych, zamówień, awiz i potwierdzeń,
oraz w rozbudowie EDI o moduły e-fakturowania (np. KSeF, ZATCA, EmaraTax).
Dzięki automatyzacji opartej na EDI przedsiębiorstwa mogą skrócić czas obsługi dokumentów nawet o 70%, zredukować błędy do minimum i uzyskać pełną widoczność danych w czasie rzeczywistym.