Co to jest EDI i dlaczego staje się standardem w biznesie

Współczesny biznes coraz bardziej opiera się na automatyzacji i wymianie danych w czasie rzeczywistym. Firmy chcą przetwarzać dokumenty szybciej, bez błędów i w sposób zgodny z przepisami. Jednym z rozwiązań, które to umożliwiają, jest EDI – czyli Electronic Data Interchange, w języku polskim elektroniczna wymiana danych.

Czym jest EDI?

EDI to technologia, która pozwala na automatyczną wymianę dokumentów biznesowych między systemami informatycznymi różnych firm – bez udziału człowieka i bez konieczności przesyłania maili czy plików PDF.

Najczęściej za pomocą EDI wymienia się:

• zamówienia (ORDERS),

• faktury (INVOIC),

• potwierdzenia dostaw (DESADV),

• awiza wysyłek,

• raporty magazynowe,

• potwierdzenia odbioru (RECADV).

Wszystko odbywa się w sposób zautomatyzowany – dane z jednego systemu (np. ERP) trafiają bezpośrednio do drugiego, w uzgodnionym formacie.

Jak działa EDI w praktyce?

Wyobraźmy sobie prosty przykład. Sieć handlowa składa zamówienie na produkty u swojego dostawcy.
W tradycyjnym modelu pracownik wysyła maila z plikiem PDF, a druga strona musi ręcznie przepisać dane do swojego systemu.

W modelu EDI dzieje się to automatycznie:

1. System sprzedażowy sieci handlowej generuje dokument zamówienia (ORDERS).

2. Zamówienie jest konwertowane do standardu EDI (np. EDIFACT, XML).

3. Dokument trafia do systemu EDI dostawcy, a następnie automatycznie do jego ERP.

4. Dostawca potwierdza odbiór, wysyła awizo wysyłki (DESADV) i fakturę (INVOIC) – również przez EDI.

Cały proces trwa kilka minut i nie wymaga ręcznego przetwarzania danych.

Standardy i formaty EDI

Aby różne systemy mogły się ze sobą porozumiewać, w EDI obowiązują międzynarodowe standardy. Najczęściej stosowane to:

• EDIFACT – standard ONZ używany w logistyce, przemyśle i handlu,

• XML / UBL – elastyczne formaty często wykorzystywane w nowoczesnych integracjach,

• ANSI X12 – standard popularny w Ameryce Północnej,

• GS1 EANCOM – standard branżowy wykorzystywany w retailu i FMCG.

Firmy coraz częściej korzystają też z platform EDI, które pełnią rolę pośrednika, automatycznie tłumacząc dane pomiędzy różnymi formatami i systemami.

Jakie korzyści daje EDI?

Wdrożenie elektronicznej wymiany danych przynosi firmom szereg wymiernych korzyści:

1. Oszczędność czasu – procesy, które wcześniej trwały godziny, teraz zajmują minuty.
2. Mniej błędów – dane są przesyłane automatycznie, bez udziału człowieka.
3. Niższe koszty – brak papieru, druku i ręcznego wprowadzania danych.
4. Lepsza komunikacja z partnerami – każda strona korzysta z tych samych, aktualnych danych.
5. Większa przejrzystość – status dokumentów można śledzić w czasie rzeczywistym.
6. Zgodność z przepisami – EDI wspiera e-fakturowanie i raportowanie elektroniczne (np. KSeF w Polsce, ZATCA w Arabii Saudyjskiej czy EmaraTax w ZEA).

Gdzie stosuje się EDI?

EDI jest powszechnie stosowane w branżach, gdzie liczy się szybkość i skala:

• handel detaliczny i e-commerce – wymiana zamówień, faktur, stanów magazynowych,

• logistyka i transport – komunikacja między magazynami, operatorami i przewoźnikami,

• produkcja – zamówienia komponentów, planowanie dostaw, raportowanie produkcji,

• finanse i administracja – elektroniczne fakturowanie i raportowanie VAT.

Coraz więcej organizacji publicznych również przechodzi na EDI, wymuszając standaryzację wymiany danych w całym łańcuchu dostaw.

EDI a e-fakturowanie

EDI i e-fakturowanie często są ze sobą mylone, ale nie oznaczają tego samego.
E-fakturowanie dotyczy wyłącznie faktur i jest regulowane przepisami (np. w Polsce przez KSeF).
EDI to natomiast szersze pojęcie — obejmuje wymianę wszystkich dokumentów biznesowych między systemami.

Co więcej, wiele nowoczesnych systemów e-fakturowania działa właśnie na bazie technologii EDI. Dlatego firmy, które wdrażają EDI dziś, w praktyce przygotowują się do pełnej cyfryzacji rozliczeń w najbliższych latach.

Jak Infinite wspiera firmy we wdrażaniu EDI

Infinite od ponad 20 lat dostarcza rozwiązania do elektronicznej wymiany danych i automatyzacji procesów biznesowych. Nasza platforma Infinite EDI obsługuje miliony dokumentów miesięcznie, integrując systemy ERP, magazynowe i sprzedażowe po obu stronach łańcucha dostaw.

Pomagamy firmom z różnych branż – od retailu, przez produkcję, po logistykę – w:

• wdrożeniu bezpiecznego i zgodnego z przepisami EDI,

• integracji z systemami kontrahentów,

• obsłudze faktur elektronicznych, zamówień, awiz i potwierdzeń,

• oraz w rozbudowie EDI o moduły e-fakturowania (np. KSeF, ZATCA, EmaraTax).

Dzięki automatyzacji opartej na EDI przedsiębiorstwa mogą skrócić czas obsługi dokumentów nawet o 70%, zredukować błędy do minimum i uzyskać pełną widoczność danych w czasie rzeczywistym.