EDI – Elektroniczna wymiana danych: wszystko, co musisz wiedzieć

EDI (Electronic Data Interchange) to technologia, która pozwala firmom automatycznie wymieniać dokumenty – takie jak faktury, zamówienia czy potwierdzenia dostaw – bez udziału papieru czy maila. W dobie digitalizacji i rosnących wymagań w obszarze automatyzacji, EDI staje się nie tyle opcją, co standardem.

Co to jest EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) to elektroniczna wymiana dokumentów biznesowych między systemami informatycznymi firm – bez udziału ludzi, bez papieru i bez błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem.

Zamiast wysyłać fakturę PDF czy zamówienie mailem, systemy ERP firm komunikują się bezpośrednio, przekazując dane w określonym, ustandaryzowanym formacie (np. EDIFACT, XML, ANSI X12, CSV). Taki plik trafia automatycznie do odbiorcy i jest przetwarzany przez jego system – bez potrzeby przepisywania danych.

Jak działa EDI?

1. Firma A generuje dokument (np. zamówienie) w swoim systemie ERP.

2. Plik ten jest konwertowany do formatu EDI (np. EDIFACT).

3. Dokument trafia przez sieć (np. AS2, SFTP lub VAN) do systemu firmy B.

4. Odbiorca przetwarza dokument automatycznie – np. tworząc fakturę zwrotną lub rezerwując towar.

Ten proces może dotyczyć wielu różnych typów dokumentów i odbywa się w pełni automatycznie, 24/7.

Jakie dokumenty można wymieniać przez EDI?

Najczęstsze typy dokumentów w EDI to:

• Zamówienia (ORDERS)

• Potwierdzenia zamówienia (ORDRSP)

• Faktury (INVOIC)

• Awiza dostawy (DESADV)

• Potwierdzenia przyjęcia towaru (RECADV)

• Korekty faktur (CREDIT/DEBIT NOTE)

• Listy przewozowe (IFTMIN, IFTMAN)

• Statusy przesyłek i faktur (APERAK, CONTRL)

W zależności od branży, wykorzystywane mogą być również dokumenty specyficzne dla logistyki, retailu czy FMCG.

Dlaczego warto wdrożyć EDI?

EDI to nie tylko oszczędność papieru. To konkretne korzyści operacyjne i biznesowe:

• Szybszy przepływ dokumentów -Nie trzeba czekać na maila, podpis, zeskanowanie czy ręczne wprowadzenie danych – wszystko dzieje się automatycznie.
• Mniej błędów - EDI eliminuje błędy typowe dla ręcznego przepisywania danych (np. literówki, złe ceny, pomyłki w numerach).
• Oszczędności - Mniej czasu pracy zespołu, mniej pomyłek, mniej reklamacji – to realne pieniądze zostające w firmie.
• Lepsza współpraca z partnerami - coraz więcej dużych sieci handlowych czy producentów wymaga od dostawców komunikacji przez EDI.
• Bezpieczeństwo i zgodność - dane przesyłane przez EDI są szyfrowane, logowane i zgodne z wymogami prawa (np. podatkowego, RODO).

EDI a ERP – jak to działa w praktyce?

EDI można zintegrować z większością popularnych systemów ERP i księgowych, m.in.: SAP, enova365, Comarch ERP, Microsoft Dynamics, Symfonia, Subiekt, NetSuite i wielu innych.

Z poziomu użytkownika wygląda to tak: faktura lub zamówienie tworzone są jak zwykle – ale po zatwierdzeniu trafiają od razu do odbiorcy w formacie EDI. Całość działa w tle i nie wymaga dodatkowej pracy.

EDI w różnych branżach

• Retail / sieci handlowe: EDI jest wymagane przez większość dużych sieci

• Logistyka: Dokumenty EDI pozwalają śledzić przesyłki i obsługiwać zlecenia transportowe.

• FMCG: Szybkie zamówienia i dostawy towarów sezonowych i promocyjnych.

• Motoryzacja / produkcja: Synchronizacja zamówień, dostaw i zapasów z wieloma dostawcami w czasie rzeczywistym.

FAQ - Najczęstsze pytania o EDI

Czy EDI zastępuje e-mail?
Tak – EDI pozwala przekazywać dane między systemami bezpośrednio, bez potrzeby wysyłania maili.

Czy mogę zacząć z EDI bez ERP?
Tak, przez portal WebEDI – to dobre rozwiązanie dla mniejszych firm.

Czy EDI jest zgodne z KSeF?
Tak, można połączyć EDI z e-fakturowaniem przez KSeF – to rozwiązania komplementarne.

Podsumowanie

EDI to coś więcej niż automatyzacja. To standard komunikacji biznesowej, który daje realną przewagę konkurencyjną. Dzięki niemu firmy mogą szybciej reagować, ograniczać koszty i budować trwałe relacje z partnerami.

Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś EDI – to dobry moment, by to rozważyć. A jeśli już korzystasz, sprawdź, czy możesz wycisnąć z niego więcej dzięki integracji z platformą, która robi to naprawdę dobrze.