Faktura ustrukturyzowana – jak działa, co zawiera i jak ją wystawić przez KSeF

Faktura ustrukturyzowana – jak działa, co zawiera i jak ją wystawić przez KSeF

Wystawiasz faktury VAT? Jeśli tak, to wiesz, że w 2026 roku wszystko się zmieni. Tradycyjna faktura w PDF-ie odejdzie do lamusa. Zastąpi ją faktura ustrukturyzowana, czyli dokument w formacie XML, wysyłany bezpośrednio do KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur.

Brzmi jak techniczna rewolucja? Bo trochę nią jest. Ale spokojnie – wszystko da się ogarnąć. Poniżej wyjaśniam, jak działa faktura ustrukturyzowana, co musi zawierać i jak ją wystawiać zgodnie z przepisami.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to po prostu faktura w formie elektronicznego pliku XML. Zamiast dokumentu graficznego (jak PDF), mamy plik, który zawiera dane zapisane w konkretnym, standaryzowanym układzie. Ten układ – czyli tzw. schemę – określa Ministerstwo Finansów i jest wymagany przez KSeF.

Co ważne: faktura ustrukturyzowana nie trafia od razu do kontrahenta, jak dotychczas. Najpierw trzeba ją wysłać do KSeF. Dopiero po otrzymaniu numeru referencyjnego z systemu, faktura uznawana jest za wystawioną.

Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana?

Pod względem treści, faktura ustrukturyzowana zawiera te same informacje co klasyczna faktura VAT. Różnica polega na tym, że dane muszą być wpisane w konkretne pola XML i zgodnie z określoną logiką. Nie ma miejsca na dowolność.

Co zawiera faktura ustrukturyzowana w KSeF?

• dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres),

• numery faktur i daty wystawienia,

• opis towaru/usługi,

• stawki i kwoty VAT,

• terminy płatności,

• warunki dostawy, jeśli są istotne,

• opcjonalnie załączniki lub odniesienia do wcześniejszych dokumentów.

Można też dodać pole „uwagi”, ale nawet to musi być zgodne z wymogami struktury.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Tutaj są dwie drogi – zależnie od skali i potrzeb firmy.

1. Przez aplikację MF (demo lub produkcyjna)

To rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców lub okazjonalnych wystawców. Ministerstwo Finansów udostępniło prosty formularz online, w którym można ręcznie uzupełnić dane, podpisać i wysłać dokument do KSeF.

Plusy:
– brak kosztów,
– szybki dostęp,
– proste narzędzie dla początkujących.

Minusy:
– nie nadaje się do masowego fakturowania,
– brak integracji z ERP,
– wszystko trzeba wpisywać ręcznie.

2. Przez system zintegrowany z KSeF

Dla większości firm – zwłaszcza tych, które wystawiają więcej niż kilka faktur miesięcznie – to jedyna sensowna opcja. Integracja z KSeF może być bezpośrednia (jeśli firma ma własne IT) albo pośrednia – przez platformę typu Infinite GIP.

Jak to działa?

Twój system księgowy (ERP) generuje dane faktury, system pośredniczący konwertuje je do XML zgodnego ze schematem KSeF, podpisuje cyfrowo i wysyła do systemu Ministerstwa. Po chwili otrzymujesz zwrotkę z potwierdzeniem, że faktura została zarejestrowana.

Całość może działać w tle – automatycznie – bez ręcznego klikania.

Co jeszcze warto wiedzieć?

• Faktura ustrukturyzowana nie ma formy graficznej. Jeśli chcesz, możesz wygenerować podgląd (np. dla klienta), ale formalnie liczy się tylko XML.

• KSeF nie wysyła faktur do kontrahenta. To Ty musisz mu ją udostępnić – np. przez mail, platformę, link do PDF.

• Po wysłaniu do KSeF nie da się faktury „cofnąć”. Można ją skorygować, ale nie skasować. Warto dobrze przetestować system przed wdrożeniem.

Podsumowanie

Faktura ustrukturyzowana to nie moda, tylko nowy obowiązek. Od lipca 2026 każda firma objęta VAT-em będzie musiała ją wystawiać przez KSeF. Dla jednych to spora zmiana, dla innych – szansa na uproszczenie procesów i eliminację błędów.

Im szybciej się przygotujesz, tym mniej stresu i kosztów w dniu startu. Jeśli masz już system ERP – sprawdź, czy jest gotowy na integrację. A jeśli nie – warto pomyśleć o platformie, która zrobi to za Ciebie.