Jak działa system EDI

Firmy każdego dnia wymieniają między sobą tysiące dokumentów — zamówienia, faktury, potwierdzenia dostaw czy raporty magazynowe. W tradycyjnym modelu duża część z nich trafia do partnerów biznesowych e-mailem lub w formie papierowej, a dane są ręcznie wprowadzane do systemów księgowych. To czasochłonne, podatne na błędy i trudne do skalowania.
Rozwiązaniem tego problemu jest EDI (Electronic Data Interchange) – system, który automatyzuje wymianę danych między firmami.

Czym jest system EDI

System EDI to rozwiązanie informatyczne, które pozwala automatycznie przesyłać dokumenty biznesowe pomiędzy systemami dwóch lub więcej organizacji w sposób bezpieczny, zgodny z ustalonym standardem i bez udziału człowieka.
W praktyce oznacza to, że dane z jednego systemu (np. ERP dostawcy) są automatycznie tłumaczone na ustandaryzowany format i przekazywane do systemu drugiej strony (np. sieci handlowej, klienta lub partnera logistycznego).

EDI eliminuje więc ręczne przepisywanie informacji, pozwalając systemom „rozmawiać” bezpośrednio ze sobą.

Jak działa system EDI – krok po kroku

1. Generowanie dokumentu

Proces zaczyna się w systemie ERP lub sprzedażowym jednej z firm. Może to być np. zamówienie (ORDERS), faktura (INVOIC), awizo dostawy (DESADV) lub potwierdzenie odbioru (RECADV).
Dane są pobierane bezpośrednio z systemu źródłowego i przygotowywane do wysyłki.

2. Konwersja danych

System EDI przekształca dokument do odpowiedniego formatu EDI, który został wcześniej uzgodniony między partnerami (np. EDIFACT, XML, UBL, ANSI X12, EANCOM).
Dzięki temu niezależnie od tego, jakiego oprogramowania używa każda ze stron, dane są czytelne i zgodne z wymaganiami odbiorcy.

3. Wysyłka i transmisja

Gotowy dokument trafia przez bezpieczny kanał komunikacji — najczęściej protokoły AS2, SFTP, HTTPS lub przez sieć PEPPOL.
Wysyłka może odbywać się bezpośrednio pomiędzy systemami lub za pośrednictwem operatora EDI, który pośredniczy w transmisji danych i zapewnia monitoring przesyłek.

4. Odbiór i walidacja

Po stronie odbiorcy system EDI odbiera dokument, sprawdza poprawność struktury i treści, a następnie przekazuje dane dalej – np. do systemu ERP, magazynowego lub finansowego.
Jeśli dokument zawiera błędy (np. brak numeru NIP lub błędny format daty), system automatycznie generuje raport błędu i odrzuca plik.

5. Potwierdzenie i archiwizacja

W zależności od rodzaju komunikatu, odbiorca może wysłać automatyczne potwierdzenie odbioru (tzw. CONTRL lub RECADV).
System EDI archiwizuje wszystkie przesłane dokumenty, dzięki czemu każdą transakcję można łatwo odtworzyć i prześledzić jej historię.

Przykład działania EDI w praktyce

Wyobraźmy sobie dostawcę, który współpracuje z dużą siecią sklepów.

1. Sieć handlowa wysyła zamówienie (ORDERS) przez EDI.

2. Dostawca automatycznie odbiera zamówienie i generuje awizo dostawy (DESADV).

3. Po dostarczeniu towaru wystawia fakturę (INVOIC), która natychmiast trafia do systemu księgowego odbiorcy.

4. Sieć potwierdza odbiór dokumentów i weryfikuje dane — wszystko dzieje się automatycznie, bez e-maili i ręcznego wpisywania.

W ten sposób cykl zamówienie–dostawa–faktura trwa kilka minut, a nie kilka dni.

Dlaczego firmy wdrażają system EDI

Korzyści z wdrożenia EDI są wielowymiarowe:

• Automatyzacja procesów – dane przepływają między systemami bez udziału człowieka.

• Mniej błędów – każda informacja jest weryfikowana i przesyłana w ustandaryzowanym formacie.

• Szybsza komunikacja – dokumenty trafiają do partnera natychmiast po ich utworzeniu.

• Niższe koszty operacyjne – eliminacja papierowych dokumentów, drukowania i archiwizacji.

• Lepsza relacja z kontrahentami – firmy korzystające z EDI są bardziej wiarygodne i profesjonalne.

• Zgodność z przepisami – EDI wspiera elektroniczne fakturowanie i raportowanie do urzędów (np. KSeF, ZATCA, EmaraTax).

EDI w kontekście cyfrowej transformacji

System EDI coraz częściej stanowi fundament nowoczesnych procesów B2B. To właśnie na nim opierają się rozwiązania z zakresu e-fakturowania, elektronicznego obiegu dokumentów, integracji z łańcuchem dostaw i automatyzacji rozliczeń.
Dzięki EDI firmy zyskują nie tylko szybkość, ale też dane w czasie rzeczywistym, które mogą być analizowane i wykorzystywane w planowaniu operacyjnym.