KSeF i cyfryzacja relacji z sieciami handlowymi: Jak przygotować firmę na nowy standard komunikacji?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kamień milowy w cyfryzacji polskiej gospodarki. Przez lata sektor retail wypracował efektywne metody współpracy oparte na systemach EDI (Electronic Data Interchange). W tym modelu to operatorzy EDI pełnili kluczową rolę, dbając o to, by dane przesyłane przez dostawców były precyzyjnie dopasowane do wymagań technicznych poszczególnych sieci handlowych. Pozwalało to producentom skupić się na ich podstawowej działalności, zostawiając kwestie formatowania plików specjalistom.

Nowe wymagania informacyjne i ograniczenia systemów ERP

Wdrożenie KSeF zmienia tę dynamikę. Choć system rządowy standaryzuje e-fakturę pod kątem podatkowym, nie obejmuje on wszystkich specyficznych danych logistycznych, których sieci handlowe potrzebują do sprawnego procesowania dostaw. W rezultacie duże podmioty handlowe formułują własne oczekiwania dotyczące zawartości pól opcjonalnych w strukturze KSeF, co dla wielu dostawców staje się wyzwaniem operacyjnym.
„Dotychczas dostawcy często nie musieli zgłębiać technicznych szczegółów formatów danych, gdyż mapowaniem zajmował się zewnętrzny operator. KSeF zmienia ten układ sił. Sieci handlowe, dbając o płynność swoich procesów, oczekują, że dane w strukturze ksefowej będą już odpowiednio przygotowane pod ich wewnętrzne systemy, co nakłada na dostawców nowe obowiązki technologiczne” – wyjaśnia Jakub Kłębokowski.

Problem staje się wyraźny w kontekście systemów ERP. Wiele z nich oferuje wsparcie jedynie dla podstawowego, ustawowego zakresu KSeF, nie przewidując zaawansowanej personalizacji danych pod konkretnych odbiorców.

„Standardowe systemy ERP często realizują jedynie niezbędne minimum ustawowe. Dla dostawcy, który współpracuje z wieloma sieciami o różnych wymaganiach, oznacza to konieczność szukania dodatkowych rozwiązań integrujących, ponieważ brak elastyczności oprogramowania może utrudnić sprawną wymianę dokumentów” – zauważa ekspert.

Partnerstwo technologiczne i automatyzacja procesów

Zamiast budować rozbudowane, wewnętrzne działy IT, które musiałyby nieustannie śledzić zmiany w specyfikacjach każdego kontrahenta, firmy coraz częściej wybierają model outsourcingu procesów integracyjnych. Kluczem do sukcesu jest wybór partnera, który pełni rolę „inteligentnego łącznika” między systemem ERP dostawcy, bramką KSeF a wymaganiami sieci handlowej.

Nowoczesne podejście do integracji zapewnia

- Elastyczne dopasowanie danych : Automatyczne wzbogacanie faktur o dane wymagane przez sieć detaliczną (np. numery zamówień zakupu lub określone kody produktów), bez kosztownych modyfikacji systemu ERP dostawcy.

- Bezpieczeństwo i kontrolę : Bieżąca weryfikacja statusu dokumentu i pewność, że faktura spełnia zarówno wymogi prawne, jak i oczekiwania biznesowe odbiorcy.

- Efektywność kosztową: Korzystanie ze sprawdzonej infrastruktury operatora jest zazwyczaj znacznie tańsze i bezpieczniejsze niż utrzymywanie i ciągłe aktualizowanie dedykowanych rozwiązań wewnętrznych.

W dobie KSeF profesjonalna integracja przestaje być tylko kwestią techniczną, a staje się elementem budowania przewagi konkurencyjnej i trwałych relacji w łańcuchu dostaw. Strategiczne podejście do tego wyzwania pozwala nie tylko spełnić obowiązek ustawowy, ale przede wszystkim zoptymalizować współpracę z kluczowymi partnerami handlowymi.

Dla dostawcy błąd w e-fakturze to nie tylko problem księgowy, to ryzyko zablokowania płatności i zakłócenia łańcucha dostaw. KSeF nie rozumie specyficznych wymagań logistycznych Twoich odbiorców, ale Twoje systemy muszą je spełniać. Nie czekaj na ostatnią chwilę – im wcześniej zintegrujesz standard EDI z KSeF, tym szybciej wyeliminujesz ryzyko kosztownych korekt. – tłumaczy Jakub Kłębokowski

Skontaktuj się z nami już dziś. Pomożemy Ci zabezpieczyć Twój biznes, zanim nowe przepisy staną się wyzwaniem operacyjnym dla Twojej konkurencji.