1 min read

Podpis elektroniczny w HR – wdrożenie w Adecco.

Podpis elektroniczny w HR – wdrożenie w Adecco.

Zatrudnienie pracownika wiąże się z dużą ilością dokumentów, które muszą być gromadzone podczas trwania stosunku pracy i przechowywane przez dziesiątki lat, nawet kiedy pracownik zmienił pracodawcę. Przy takim wolumenie dokumentów, formularzy, wniosków, oświadczeń, umów, aneksów bardzo łatwo o pomyłkę lub o zagubienie czegoś. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zdygitalizowanie całego procesu od wypełnienia formularza po złożenie podpisu przez pracownika.

Dzięki temu:

  • mamy kompletną dokumentację – dzięki walidacji wszystkie niezbędne pola są wypełnione, inaczej nie możliwe byłoby złożenie podpisu, który potwierdza poprawność dokumentu.
  • wyeliminowanie błędów, które mogą powstać, kiedy dane są przenoszone z dokumentów papierowych do systemu informatycznego.
  • zdecydowanie większa efektywność pracy – nie ma potrzeby wprowadzania tych samych danych wielokrotnie oraz w każdej chwili można odszukać niezbędne informacje w archiwum elektronicznym.
  • obniżenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów papierowych.

Te wszystkie zadania spełni podpis elektroniczny, który pozwala na składanie podpisu odręcznego na tablecie, ale też umożliwia wypełnianie dokumentów, formularzy. E-Sign firmy Infinite, znajduje szerokie zastosowanie w obszarze HR. Poniżej opinia jednego z klientów Infinite, firmy Adecco.

Odkąd wdrożyliśmy podpis elektroniczny średnio 3 razy szybciej realizujemy formalności związane z rekrutacją pracowników. Podpis elektroniczny pozwala nam na podpisywanie szeregu umów, które pozwalają na nawiązanie współpracy z pracownikiem. Nie tracimy czasu na drukowanie, skanowanie i wysyłkę. Dokumenty w wersji elektronicznej znacznie obniżają koszt rekrutacji a sam proces podpisania umowy cywilnoprawnej jest błyskawiczny. Można powiedzieć, że z jednym naszych klientów skróciliśmy czas podpisywania umów o ponad 60%.

Opinia firmy Adecco.

Obszar związany z HR jest bardzo mocno sformalizowany i regulowany przez różnego rodzaju ustawy i rozporządzenia. Od 2019 roku możliwe jest przechowywanie całej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zatem nie ma konieczności drukowania, nawet umów o pracę, wystarczy wersja elektroniczna, z którą pracownik może się zapoznać i sygnować własnoręcznym podpisem tak jakby to robił na papierze. Gotowy dokument trafi na podany przez niego e-mail. Bardzo ważne jest to, że po złożeniu podpisu nie ma możliwości edytowania dokumentu. Podpis elektroniczny sprawdza się również, kiedy mamy do wypełnienia formularze, wtedy podane i sprawdzone dane od razu mogą być zaczytane np. do systemu kadrowo-płacowego, co znacznie usprawnia dalsze procedury.

Z pewnością istotną korzyścią są oszczędności związane z wyeliminowaniem drukowanego papieru oraz zwiększenie efektywności pracowników, ponieważ procesy przebiegają znacznie szybciej.

Przekształć zarządzanie umowami HR dzięki Infinite eSign

Przekształć zarządzanie umowami HR dzięki Infinite eSign

Dowiedz się, jak Infinite eSign może wyeliminować opóźnienia w pracy papierkowej i usprawnić zarządzanie umowami HR dzięki zaawansowanym podpisom...

Read More
Usprawnienie procesów HR dzięki zaawansowanym podpisom elektronicznym

Usprawnienie procesów HR dzięki zaawansowanym podpisom elektronicznym

Dowiedz się, jak zaawansowane podpisy elektroniczne rewolucjonizują procesy HR, skracając czas podpisywania dokumentów i zwiększając wydajność...

Read More
KSeF: od kiedy obowiązkowy?

KSeF: od kiedy obowiązkowy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to jedno z największych wyzwań, jakie czeka przedsiębiorców w najbliższych latach. Choć o systemie mówi się już...

Read More