Przekształć zarządzanie umowami HR dzięki Infinite eSign

Dowiedz się, jak Infinite eSign może wyeliminować opóźnienia w pracy papierkowej i usprawnić zarządzanie umowami HR dzięki zaawansowanym podpisom cyfrowym.

Wyzwania związane z tradycyjnym zarządzaniem umowami HR

Zarządzanie umowami o pracę w dużych sieciach handlowych od dawna jest logistycznym koszmarem. Gdy firma prowadzi setki sklepów w całym kraju, każde nowe zatrudnienie uruchamia kaskadę formalności, przesyłek kurierskich, podpisów i okresów oczekiwania. Ten tradycyjny proces może trwać tygodniami, opóźniając daty rozpoczęcia pracy i powodując niepotrzebny stres zarówno dla zespołów HR, jak i pracowników.

Powszechny scenariusz w ogólnokrajowej sieci detalicznej obejmuje rozmowę kierownika sklepu z kandydatem i zatwierdzenie go do zatrudnienia. Dokumentacja zatrudnienia rozpoczyna się od zaświadczenia lekarskiego, zgody na RODO, kopii dokumentów tożsamości i formalnego "wniosku o zatrudnienie". Dokumenty te są wysyłane do centrali, gdzie zespół HR sporządza umowę o pracę i wysyła ją z powrotem do sklepu. Stamtąd rozpoczyna się cykl: wydrukowanie dwóch egzemplarzy, zebranie podpisu pracownika, wysłanie ich kurierem do centrali (która może być oddalona o 500 km), poczekanie kilku dni na podpis centrali, zgłoszenie umowy do urzędu pracy, a na koniec odesłanie kopii do sklepu dla pracownika. W praktyce nierzadko zdarza się, że pracownik rozpoczyna pracę przed otrzymaniem podpisanej kopii - czasami kilka tygodni później. Pomnóż to przez ponad 800 umów rocznie, a otrzymasz powolny, kosztowny i podatny na błędy system.

Przedstawiamy Infinite eSign

Infinite eSign rewolucjonizuje ten uciążliwy proces, wprowadzając szybki, zgodny z prawem i w pełni cyfrowy proces podpisywania. Pożegnaj się z nieefektywnością zarządzania umowami w formie papierowej i skorzystaj z systemu, który wykorzystuje zaawansowane podpisy elektroniczne w celu usprawnienia przepływu pracy HR.

Infinite eSign zastępuje przesyłkę kurierską i papierową bezpiecznym, zaawansowanym procesem podpisu elektronicznego. Dział HR może wysłać umowę bezpośrednio na adres e-mail pracownika, gdzie jest ona podpisywana w czasie rzeczywistym za pomocą uwierzytelniania SMS lub podpisu biometrycznego na tablecie. Po podpisaniu dokument jest natychmiast dostępny dla centrali w aplikacji internetowej eSign, systemie HR i bezpiecznym archiwum elektronicznym.

Jak działa Infinite eSign: Wyjaśnienie procesu

Proces korzystania z Infinite eSign jest prosty i wydajny. Po zatwierdzeniu kandydata do zatrudnienia, dział HR może wygenerować umowę o pracę i wysłać ją bezpośrednio na adres e-mail pracownika. Pracownik otrzymuje umowę i może ją podpisać za pomocą uwierzytelniania SMS lub podpisu biometrycznego na tablecie. Metoda ta zapewnia, że podpis jest zarówno bezpieczny, jak i prawnie wiążący.

Jedną z wyróżniających się funkcji Infinite eSign jest możliwość podpisywania wielu dokumentów za pomocą jednego kliknięcia. Cały akt zatrudnienia - umowę, formularze RODO, załączniki - można podpisać jednym kodem SMS. To nie tylko przyspiesza proces, ale także zapewnia pełną identyfikowalność. Menedżerowie HR mogą śledzić postępy każdego dokumentu w czasie rzeczywistym, wiedząc, kto podpisał, kto jest następny i co jeszcze czeka na podpis.

Zgodność z normami UE 

Infinite eSign spełnia wymagania eIDAS dla zaawansowanych podpisów elektronicznych i jest zgodny z rumuńską ustawą o podpisie elektronicznym z 2024 r. (914/2024), która uznaje podpisy biometryczne i uwierzytelnianie dwuskładnikowe za prawnie wiążące - nawet w przypadku umów o pracę. Zgodność ta zapewnia, że wszystkie podpisane cyfrowo dokumenty są prawnie ważne i wykonalne.

Infinite eSign eliminuje potrzebę posiadania przez każdego pracownika płatnego certyfikatu, wymaganego w przypadku certyfikowanych podpisów elektronicznych. Infinite eSign oferuje taką samą moc prawną za ułamek kosztów, bez dodatkowych wydatków dla pracownika. Dzięki temu jest to opłacalne rozwiązanie dla dużych organizacji z dużą rotacją pracowników.

Kluczowe korzyści dla działów HR i pracowników

Dla menedżerów HR korzyści płynące z Infinite eSign wykraczają poza szybkość. System zapewnia pełną identyfikowalność, umożliwiając menedżerom HR śledzenie postępów każdego dokumentu w czasie rzeczywistym. Oznacza to koniec z zagubionymi dokumentami lub opóźnieniami wynikającymi z braku podpisów. Podpisane dokumenty są bezpiecznie przechowywane w centrum danych Infinite na poziomie Tier 4 w celu długoterminowej archiwizacji prawnej, dzięki czemu są zawsze dostępne w razie potrzeby.

Pracownicy również korzystają z usprawnionego procesu. Nie muszą już czekać tygodniami na otrzymanie podpisanych umów o pracę. Dzięki Infinite eSign cały proces może zostać zakończony w ciągu 1-2 dni, umożliwiając nowym pracownikom rozpoczęcie pracy na czas bez zbędnych opóźnień. Zmniejsza to stres i zapewnia płynniejsze wdrożenie.

Wdrożenia w świecie rzeczywistym

Infinite eSign udowodnił już swoją skuteczność w rzeczywistych scenariuszach. Na przykład firma Deichmann Romania z powodzeniem wdrożyła Infinite eSign w swoim dziale HR. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesu podpisywania umów, firma Deichmann zamieniła tygodnie opóźnień w 1-2 dni, zapewniając, że nowi pracownicy mogą rozpocząć pracę na czas, zespoły HR zachowują zgodność z przepisami, a każda umowa jest bezpieczna, identyfikowalna i natychmiast dostępna.

Elastyczność Infinite eSign sprawia, że można go dostosować do różnych przepływów pracy HR. Niezależnie od tego, czy chodzi o podpisywanie na miejscu, zdalne, biometryczne czy za pomocą wiadomości SMS, Infinite eSign można dostosować do konkretnych potrzeb każdej organizacji. Rozwiązanie jest również bezpieczne z założenia, z kontrolowanym dostępem, pełnymi dziennikami audytu i bezpiecznym uwierzytelnianiem, zapewniając najwyższy poziom ochrony danych.

Infinite eSign to nie tylko narzędzie do podpisywania - to kompletne rozwiązanie do cyfrowego zarządzania umowami, gotowe do szybkiego wdrożenia. Wymaga jedynie konfiguracji procesu, a nie niestandardowego rozwoju, dzięki czemu jest to gotowe rozwiązanie, które jest zarówno wydajne, jak i skuteczne. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesu podpisywania, Infinite eSign przekształca zarządzanie umowami HR, czyniąc je szybszym, bezpieczniejszym i bardziej zgodnym z przepisami.

Podsumowując, Infinite eSign oferuje rewolucyjne rozwiązanie dla działów HR zmagających się z nieefektywnością tradycyjnego zarządzania umowami. Wykorzystując zaawansowane podpisy elektroniczne i zapewniając zgodność z prawem, Infinite eSign eliminuje opóźnienia w pracy papierkowej, zmniejsza koszty i poprawia ogólną wydajność procesów HR. Dzięki udowodnionym sukcesom i elastycznemu, bezpiecznemu systemowi, Infinite eSign jest przyszłością zarządzania umowami HR.