XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X: omówienie formatów e-faktur przed wejściem w życie niemieckiego obowiązku w 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 r. niemieckie przedsiębiorstwa, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 800 000 EUR, muszą wystawiać ustrukturyzowane e-faktury w ramach krajowych transakcji B2B, a od 1 stycznia 2028 r. obowiązek ten obejmie wszystkie przedsiębiorstwa. Ustawa nie nakłada obowiązku stosowania jednego formatu. Dopuszcza ona każdą fakturę zgodną z normą europejską EN 16931 lub taką, którą można w całości przekształcić do tej normy, co w praktyce oznacza wybór między formatami XRechnung, ZUGFeRD oraz, w przypadku transakcji transgranicznych z Francją, Factur-X.

W niniejszym przewodniku wyjaśniono, czym różnią się formaty XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X pod względem struktury, składni, profili i akceptacji prawnej, w jaki sposób odnoszą się one do Peppol BIS Billing 3.0 i normy EN 16931, a także jak zdecydować, jaki format powinien generować system ERP lub platforma do fakturowania elektronicznego przed upływem niemieckiego terminu. Przewodnik ten jest przeznaczony dla menedżerów IT, specjalistów ds. zgodności z przepisami oraz kierowników działów finansowych, którzy muszą określić konkretny format, a nie tylko rozpoznawać skróty. Szerszy kontekst regulacyjny można znaleźć w naszym „Kompletnym przewodniku po globalnej zgodności w zakresie e-fakturowania”.

Najważniejsze wnioski

• XRechnung to format oparty wyłącznie na XML (UBL 2.1 lub UN/CEFACT CII), utrzymywany przez KoSIT. Jest to wyznaczony standard dla faktur wystawianych na rzecz niemieckich organów publicznych i w pełni obowiązujący w relacjach B2B.
• ZUGFeRD to format hybrydowy: plik PDF/A-3 z osadzonym kodem XML CII. Tylko profile BASIC, EN 16931 i EXTENDED (oraz profil referencyjny XRECHNUNG) kwalifikują się jako e-faktury zgodnie z niemieckim prawem dotyczącym podatku VAT; profile MINIMUM i BASIC WL nie spełniają tych wymogów.
• Factur-X jest technicznie tą samą specyfikacją co ZUGFeRD, opublikowaną wspólnie przez FeRD (Niemcy) i FNFE-MPE (Francja). ZUGFeRD 2.5 odpowiada Factur-X 1.09, wydanemu 10 czerwca 2026 r.
• W przypadku faktury hybrydowej decydujące znaczenie z prawnego punktu widzenia ma plik XML. Jeśli plik PDF i XML są ze sobą niezgodne, pierwszeństwo ma plik XML, a ta niezgodność stwarza ryzyko związane z podatkiem VAT.
• Większość międzynarodowych grup korporacyjnych ostatecznie obsługuje więcej niż jeden format. Decyzja nie dotyczy tego, który format jest „najlepszy”, ale raczej tego, jakiego wymaga kanał komunikacyjny odbiorcy.

Dlaczego kwestia formatu ma obecnie znaczenie w Niemczech

Niemiecki obowiązek wystawiania e-faktur wynikający z ustawy o szansach na wzrost (Wachstumschancengesetz) jest wprowadzany stopniowo. Od 1 stycznia 2025 r. każda firma z siedzibą w Niemczech musi być w stanie odbierać ustrukturyzowane e-faktury za krajowe dostawy B2B, a zgoda nabywcy nie będzie już wymagana. Do 31 grudnia 2026 r. dostawcy mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub, za zgodą odbiorcy, faktury w formatach nieustrukturyzowanych, takich jak zwykłe pliki PDF.

Od 1 stycznia 2027 r. dostawcy, których łączny obrót w poprzednim roku kalendarzowym przekroczył 800 000 EUR, muszą wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Próg ten jest sprawdzany na poziomie podmiotu prawnego, więc to obrót z 2026 r. decyduje o tym, czy firma podlega tym przepisom od pierwszego dnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich pozostałych przedsiębiorstw, a okres przejściowy dla starszych faktur EDI, których nie można przyporządkować do normy EN 16931, również dobiegnie końca. Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) odrzuciło wnioski o odroczenie terminu, a w marcu 2026 r. ponownie zaktualizowało sekcję „Najczęściej zadawane pytania” (FAQ), nie wprowadzając żadnych zmian w harmonogramie.

Niektóre faktury pozostają poza zakresem obowiązku: faktury na niewielkie kwoty do 250 EUR brutto, bilety na transport pasażerski, dostawy zwolnione na mocy § 4 pkt 8–29 niemieckiej ustawy o podatku VAT (UStG), sprzedaż B2C oraz transakcje transgraniczne. Małe przedsiębiorstwa (Kleinunternehmer) są zwolnione z obowiązku wystawiania faktur, ale nadal muszą być w stanie je przyjmować. Dla wszystkich pozostałych pojawia się praktyczne pytanie: jaki ustrukturyzowany format powinien generować system ERP, system fakturowania lub platforma do e-fakturowania?

Niemieckie prawo odpowiada na to pytanie jedynie pośrednio. § 14 UStG definiuje e-fakturę jako fakturę wystawioną, przekazaną i odebraną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia elektroniczne przetwarzanie i jest zgodny z normą EN 16931 lub jest z nią interoperacyjny. XRechnung i ZUGFeRD to dwa krajowe formaty wyraźnie wymienione przez Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) jako zgodne z wymogami. Format Factur-X pojawia się w tym kontekście, ponieważ jest francuskim odpowiednikiem formatu ZUGFeRD i jednym z trzech formatów akceptowanych na mocy francuskiego rozporządzenia, które od 1 września 2026 r. ma zastosowanie do odbioru faktur przez wszystkie francuskie przedsiębiorstwa.

EN 16931: wspólny model semantyczny leżący u podstaw wszystkich trzech formatów

EN 16931 to europejska norma dotycząca semantycznego modelu danych podstawowej faktury elektronicznej. Definiuje ona około 160 terminów biznesowych (BT) pogrupowanych w grupy biznesowe (BG), takich jak sprzedawca, nabywca, zestawienie podatku VAT i pozycja faktury, wraz z regułami biznesowymi, które musi spełniać każda zgodna faktura. Norma ta jest neutralna pod względem składni: tę samą semantyczną fakturę można zapisać w formacie XML UBL 2.1 lub w formacie XML UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Krajowe lub branżowe ograniczenia modelu nazywane są specyfikacjami zastosowania faktury podstawowej (CIUS). Specyfikacja CIUS może nadać elementom opcjonalnym charakter obowiązkowy lub zabronić stosowania niektórych elementów, ale nie może dodawać nowych. Natomiast rozszerzenia dodają elementy wykraczające poza rdzeń. XRechnung jest specyfikacją CIUS. Profil EN 16931 standardu ZUGFeRD stanowi bezpośrednią implementację modelu podstawowego, jego profil BASIC jest podzbiorem, a profil EXTENDED stanowi rozszerzenie.

Norma została zaktualizowana w 2026 r. CEN zatwierdził normę EN 16931-1:2026, a jej ostateczny tekst opublikowano w marcu 2026 r., aby rozszerzyć model z pierwotnego zakresu B2G na złożone transakcje B2B oraz wymagania dotyczące sprawozdawczości cyfrowej, które ViDA wprowadzi w handlu wewnątrzunijnym od 2030 r. Istniejące implementacje zachowują ważność prawną w okresie przejściowym, ale wydawcy formatów już dostosowują swoje wersje do nowego tekstu. Szczegółowo omawiamy tę aktualizację w artykule „EN 16931 – wyjaśnienie”.

XRechnung: niemiecki standard oparty wyłącznie na formacie XML

XRechnung to niemiecki CIUS normy EN 16931, opracowany i utrzymywany przez KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), biuro koordynacyjne ds. standardów IT z siedzibą w Wolnym Hanzeatyckim Mieście Brema. Istnieje on w dwóch składniach: UBL 2.1 i CII, przy czym obie są równie ważne. KoSIT publikuje nowe wersje dwa razy w roku, ze skutkiem od 1 lutego i 1 sierpnia, wraz z walidatorem i regułami Schematronu. Obecna główna wersja to XRechnung 3.0, a pakiet 3.0.2 otrzymał aktualizację zawierającą poprawki błędów z dnia 31 sierpnia 2026 r., która zaktualizowała narzędzie do walidacji oraz artefakty CEN bez zmiany samego standardu.

XRechnung to standard przeznaczony dla faktur wystawianych na rzecz niemieckiego sektora publicznego. Zgodnie z federalnym rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych (E-Rechnungsverordnung) od 27 listopada 2020 r. dostawcy mają obowiązek przedkładać faktury elektroniczne w przypadku bezpośrednich umów federalnych o wartości netto 1 000 EUR lub większej, a federalny portal e-fakturowania akceptuje również inne formaty zgodne z normą EN 16931, takie jak ZUGFeRD od wersji 2.2.0, pod warunkiem że zawierają one obowiązkowe pola federalne. Kraje związkowe stosują własne zasady B2G. Format ten uzupełnia model podstawowy o niemieckie reguły biznesowe. Najbardziej znanym z nich jest Leitweg-ID, czyli identyfikator trasy, który podaje zamawiający z sektora publicznego, a dostawca musi umieścić w polu BuyerReference. Inne przepisy krajowe dotyczą schematów identyfikatorów dla podmiotów niemieckich, danych przedstawiciela podatkowego oraz ograniczeń dotyczących niektórych opcjonalnych elementów normy EN 16931.

Organy federalne otrzymują e-faktury za pośrednictwem portalu składania dokumentów OZG-RE, który we wrześniu 2025 r. przejął funkcje dawnego portalu ZRE, pocztą elektroniczną lub przez sieć Peppol. Od czasu wprowadzenia niemieckiego zestawu zasad Peppol w lutym 2025 r. faktura Peppol BIS Billing 3.0 w formacie UBL jest traktowana jako równoważna pod względem treści z fakturą XRechnung dla odbiorców federalnych, co ma znaczenie dla zagranicznych dostawców, którzy już działają w sieci Peppol. Należy pamiętać, że BIS Billing 3.0 obsługuje wyłącznie format UBL, więc faktura CII XRechnung nie może być wysyłana tym kanałem.

W przypadku B2B XRechnung jest po prostu jednym z akceptowanych formatów zgodnych z normą EN 16931. Jej zaletą jest precyzja: nie ma pliku PDF do uzgadniania, narzędzie do walidacji jest bezpłatne i wiarygodne, a wariant UBL jest przesyłany natywnie przez Peppol. Wadą jest to, że plik nie jest czytelny dla człowieka bez przeglądarki, co nadal niepokoi zespoły ds. rozliczeń, przyzwyczajone do otwierania plików PDF.

ZUGFeRD: hybrydowy format PDF/A-3

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) jest publikowany przez FeRD, niemieckie forum zajmujące się e-fakturowaniem, we współpracy z francuskim FNFE-MPE. Faktura w formacie ZUGFeRD to dokument PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML w składni UN/CEFACT CII. Użytkownik widzi znany obraz faktury; system księgowy odczytuje plik XML. Obecna wersja to ZUGFeRD 2.5, opublikowana 10 czerwca 2026 r., w której zaktualizowano listy kodów i elementy walidacyjne zgodnie z najnowszą wersją listy kodów normy EN 16931 oraz dodano elementy profilu EXTENDED w oczekiwaniu na zrewidowaną normę EN 16931-1. 4 sierpnia 2026 r. opublikowano poprawkę techniczną ZUGFeRD 2.5.2, która wchodzi w życie z dniem 1 września 2026 r. FeRD zamierza obecnie publikować aktualizacje wkrótce po każdym półrocznym wydaniu listy kodów UE, a obsługa faktur brutto jest planowana w późniejszej wersji.

ZUGFeRD definiuje profile o coraz większej szczegółowości danych:

Właśnie w rozróżnieniu profili wiele wdrożeń popełnia błędy. Plik PDF wygenerowany przez oprogramowanie do fakturowania w profilu MINIMUM wygląda jak faktura zgodna ze standardem ZUGFeRD, ale z prawnego punktu widzenia jest to „inna faktura” (sonstige Rechnung), co oznacza, że dostawca nie wypełnił obowiązku wystawienia faktury, a odbiorca może ją odrzucić. Zespoły ds. zgodności powinny sprawdzić, jaki profil domyślnie generuje system ERP lub system zarządzania wydrukami, i ustawić go na EN 16931 lub wyższy.

Pismo BMF z dnia 15 października 2025 r., które było kontynuacją pierwszego pisma z dnia 15 października 2024 r. i zmieniło rozporządzenie w sprawie stosowania podatku VAT, wyjaśniło jeszcze jedną kwestię: w fakturze hybrydowej wiodącą rolę odgrywa ustrukturyzowany plik XML. Jeśli obraz PDF zawiera treść odmienną od treści zawartej w pliku XML, dokument ten może zostać potraktowany jako dodatkowa faktura, co wiąże się z ryzykiem podwójnego naliczenia podatku VAT zgodnie z § 14c UStG. Podatek VAT naliczony należy ustalić na podstawie pliku XML. Konsekwencją operacyjną jest to, że pliki PDF i XML muszą być generowane na podstawie tego samego zestawu danych, a nie w ramach dwóch odrębnych procesów.

Factur-X: ten sam standard z francuskim paszportem

Factur-X to francuska nazwa specyfikacji ZUGFeRD. Oba fora publikują każdą wersję wspólnie, więc ZUGFeRD 2.5 odpowiada Factur-X 1.09, a ZUGFeRD 2.5.2 odpowiada Factur-X 1.09.2. Schemat XML, profile i pliki walidacyjne są identyczne; różni się jedynie nazwa. Od wersji Factur-X 1.0 format opiera się na PDF/A-3 z CII XML, a wersje z 2026 r. są oparte na UN/CEFACT CII D22B, zachowując jednocześnie kompatybilność wsteczną z D16B.

Factur-X ma znaczenie dla niemieckich przedsiębiorstw ze względu na Francję. Od 1 września 2026 r. każda firma z siedzibą we Francji musi mieć możliwość odbierania e-faktur za pośrednictwem akredytowanej platformy (plateforme agréée), a duże i średnie przedsiębiorstwa muszą już je wystawiać; MŚP dołączą do nich 1 września 2027 r. Francuskie przepisy dopuszczają trzy formaty: Factur-X, UBL 2.1 i CII. Grupa posiadająca podmioty w obu krajach może zatem ujednolicić proces wysyłania faktur, stosując jeden format hybrydowy, i zachować zgodność z przepisami po obu stronach granicy, o ile profil, listy kodów i routing platformy są zgodne z przepisami każdego z krajów. Nasz wpis dotyczący e-fakturowania we Francji po uruchomieniu systemu szczegółowo omawia sytuację po stronie francuskiej.

Jedną z różnic, o której należy pamiętać, jest zarządzanie procesem. W Niemczech nie ma centralnej platformy rozliczeniowej dla krajowego obrotu B2B: faktury są przesyłane bezpośrednio między partnerami handlowymi za pośrednictwem poczty elektronicznej, Peppol lub portalu. We Francji każda faktura B2B przechodzi przez akredytowaną platformę, która pobiera również dane do e-raportowania dla organów podatkowych. Ten sam plik Factur-X podlega zatem we Francji bardziej rygorystycznym wymogom technicznym niż w Niemczech.

XRechnung vs ZUGFeRD vs Factur-X: porównanie obok siebie

Gdzie sprawdza się Peppol BIS Billing 3.0

Peppol BIS Billing 3.0 jest sam w sobie implementacją normy EN 16931, wyrażoną w formacie UBL 2.1 i stosowaną jako domyślna specyfikacja faktur w sieci Peppol. Nie jest to konkurencja dla XRechnung, a raczej alternatywna forma przedstawienia tej samej treści semantycznej. Akceptują go niemieckie władze federalne, Belgia oparła na nim swoje rozporządzenie dotyczące handlu elektronicznego (B2B), a w przygotowywanym rozporządzeniu Zjednoczonych Emiratów Arabskich wykorzystywany jest wariant Peppol PINT. Dla grupy, która już obsługuje Peppol dla Belgii, krajów skandynawskich lub regionu Zatoki Perskiej, generowanie XRechnung w formacie UBL dla Niemiec stanowi niewielki dodatkowy krok, a routing zapewnia punkt dostępowy (Access Point). W naszym przewodniku dotyczącym wyboru dostawcy punktu dostępowego Peppol wymieniono istotne kryteria.

Formaty hybrydowe nie są tak dobrze obsługiwane w sieci Peppol. Sieć ta wymienia dokumenty biznesowe w formacie XML, więc plik PDF w formacie ZUGFeRD lub Factur-X musi być albo przesyłany zgodnie z określoną specyfikacją dokumentu, albo przekonwertowany do formatu UBL w punkcie dostępowym nadawcy. Jest to jeden z powodów, dla których wiele niemieckich firm planuje wysyłać faktury XRechnung przez Peppol do partnerów handlowych podłączonych do sieci, a faktury w formacie ZUGFeRD pocztą elektroniczną do tych, którzy nie są podłączeni.

A co z EDIFACT i istniejącymi fakturami EDI?

Duzi dostawcy obsługujący niemieckich klientów z branży detalicznej, motoryzacyjnej i logistycznej od dziesięcioleci wymieniają komunikaty EDIFACT INVOIC. BMF potwierdziło, że procedury EDI pozostają dopuszczalne, pod warunkiem że informacje wymagane na mocy sekcji 14 i 14a UStG mogą zostać prawidłowo i w całości wyodrębnione do formatu zgodnego z normą EN 16931 lub zapewniającego z nią współdziałanie. Do 31 grudnia 2027 r. nawet starsze formaty EDI, których nie da się zmapować, mogą być nadal stosowane za zgodą odbiorcy. Po tej dacie każda faktura EDI musi spełniać wymogi testu wyodrębniania danych.

W praktyce oznacza to mapowanie formatu EDIFACT INVOIC na model semantyczny normy EN 16931 oraz udokumentowanie tego za pomocą udokumentowanej konwersji. Nie oznacza to rezygnacji z EDI. Firmy korzystające z obu kanałów potrzebują dostawcy, który weryfikuje przepływy EDI i EN 16931 według tych samych zasad, co omawiamy w artykule „Fakturowanie EDI a e-fakturowanie”.

Walidacja, błędy i podatek VAT naliczony

W piśmie BMF z października 2025 r. wprowadzono trójstopniowy podział błędów, który powinien być odzwierciedlony w każdym wdrożeniu. Błędy formatowe to naruszenia składni normy EN 16931 (UBL lub CII). Faktura zawierająca błąd formatowy w ogóle nie jest e-fakturą, więc obowiązek wystawienia nie został spełniony. Błędy reguł biznesowych to naruszenia zasad wiarygodności określone w normie EN 16931; mają one znaczenie dla podatku VAT tylko wtedy, gdy dotyczą obowiązkowych elementów treści. Błędy treści to błędne lub brakujące obowiązkowe dane dotyczące podatku VAT, takie jak stawka podatku lub opis dostawy, i zazwyczaj uniemożliwiają one odbiorcy odliczenie podatku VAT naliczonego, nawet jeśli plik jest poprawny pod względem technicznym.

Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) zdecydowanie zaleca automatyczną weryfikację i radzi przechowywać raporty z weryfikacji. Na wynikie technicznie poprawnym można polegać, jeśli odbiorca działał z należytą starannością, ale nie zastępuje on kontroli merytorycznej. Same korekty muszą być wystawiane jako e-faktury, które odwołują się do oryginału. Dla dostawców odrzucona lub nieprawidłowa faktura od 2027 r. nie stanowi jedynie niedogodności administracyjnej; opóźnia ona przepływ środków pieniężnych u klienta oraz płatność na rzecz dostawcy, a naruszenie obowiązków związanych z fakturowaniem może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości do 5 000 EUR na podstawie § 26a UStG.

Archiwizacja pliku strukturalnego

Niezależnie od wybranego formatu, ustrukturyzowany plik XML stanowi oryginał, który należy zachować. Czwarta ustawa o uproszczeniu procedur administracyjnych skróciła okres przechowywania faktur i dokumentów księgowych z dziesięciu do ośmiu lat ze skutkiem od 1 stycznia 2025 r. (o rok później dla podmiotów nadzorowanych przez BaFin), natomiast w przypadku ksiąg handlowych i rocznych sprawozdań finansowych okres ten pozostaje na poziomie dziesięciu lat. W piśmie BMF wyjaśniono, że co najmniej część ustrukturyzowana musi być przechowywana w niezmienionej postaci; samo odwzorowanie w formacie PDF jest niewystarczające, a zasady GoBD dotyczące autentyczności, integralności i czytelności nadal mają zastosowanie. W przypadku faktur hybrydowych należy archiwizować kompletny plik kontenerowy PDF/A-3, tak aby osadzony plik XML i jego wizualny odpowiednik pozostawały razem.

Jak wybrać odpowiedni format dla swojej organizacji

Nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi, ale decyzja zależy zazwyczaj od odbiorcy, kanału komunikacji oraz środowiska systemów ERP. Poniższe pytania pozwalają rozstrzygnąć większość przypadków:

1. Kto jest odbiorcą faktury? Niemieckie władze federalne i większość władz krajów związkowych oczekują faktury zgodnej z normą EN 16931, zawierającej identyfikator Leitweg-ID; w praktyce jest to XRechnung (UBL za pośrednictwem Peppol lub przesłanie przez portal). Niemieccy klienci B2B akceptują XRechnung lub ZUGFeRD. Klienci francuscy wymagają Factur-X, UBL lub CII za pośrednictwem akredytowanej platformy.
2. Z jakiego kanału będziesz korzystać? Peppol preferuje format UBL, co oznacza XRechnung lub BIS Billing 3.0. W przypadku poczty elektronicznej preferowany jest hybrydowy format PDF, co oznacza ZUGFeRD lub Factur-X w profilu zgodnym z normą EN 16931.
3. Czy potrzebna jest czytelność dla człowieka? Jeśli pracownicy działu rozliczeń u Twoich klientów nadal otwierają faktury ręcznie, format hybrydowy zmniejsza utrudnienia. Jeśli obie strony są zautomatyzowane, czysty XML jest bardziej oszczędny i pozwala uniknąć niespójności między formatami PDF i XML.
4. Co generuje natywnie Twój system ERP? SAP, Microsoft Dynamics i Oracle oferują wyjście w formatach XRechnung i ZUGFeRD, ale profil, wersja i aktualność listy kodów mogą się różnić. Wiele grup zleca generowanie formatów platformie e-fakturowania, dzięki czemu system ERP dostarcza jeden kanoniczny zestaw danych, a platforma przekształca go w format wymagany przez każdego odbiorcę.
5. Ile krajów obejmuje ten zakres? Jeśli Niemcy są jednym z dziesięciu obszarów, w których musisz spełnić wymogi, wybierz rozwiązanie platformowe, które konwertuje jeden model danych zgodny z normą EN 16931 na formaty XRechnung, Factur-X, Peppol BIS, KSeF FA(3) i inne, zamiast tworzyć logikę dostosowaną do każdego formatu z osobna.

Infinite IT Solutions generuje i weryfikuje faktury w formatach XRechnung, ZUGFeRD oraz Factur-X w ramach jednej integracji z systemem ERP, przekazuje je za pośrednictwem Peppol, poczty elektronicznej lub portalu oraz aktualizuje wersje formatów za pomocą narzędzia Compliance Tracker. Szczegóły dotyczące usługi w Niemczech znajdują się na naszej stronie poświęconej e-fakturowaniu w Niemczech.

Wniosek: wybierz format w zależności od odbiorcy, a resztę zautomatyzuj

XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X to trzy warianty tego samego europejskiego modelu semantycznego. XRechnung to czysty XML i domyślny format dla niemieckich organów publicznych; ZUGFeRD umieszcza XML CII w formacie PDF/A-3 w celu zapewnienia czytelności; Factur-X to ZUGFeRD pod francuską nazwą i jeden z formatów obowiązkowych we Francji. Wszystkie trzy formaty są zgodne z niemieckimi wymogami dotyczącymi fakturowania B2B od 1 stycznia 2027 r., pod warunkiem że profil odpowiada normie EN 16931 lub wyższej, pliki XML i PDF są spójne, plik przechodzi walidację w oparciu o aktualne wzorce, a ustrukturyzowany oryginał jest archiwizowany przez osiem lat.

Ponieważ do momentu wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur przez przedsiębiorstwa przekraczające próg 800 000 EUR pozostały już tylko dwa miesiące, decyzja dotycząca formatu powinna zostać podjęta i przetestowana z największymi klientami. Jeśli tak nie jest lub jeśli Państwa grupa musi obsługiwać Niemcy, Francję i inne rynki z jednej platformy, prosimy o kontakt z Infinite IT Solutions w celu omówienia strategii dotyczącej zgodnych formatów oraz planu integracji.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między XRechnung a ZUGFeRD?

XRechnung to standard faktury elektronicznej oparty wyłącznie na formacie XML (UBL 2.1 lub CII), utrzymywany przez KoSIT i wyznaczony jako standard dla faktur wystawianych na rzecz niemieckich organów publicznych. ZUGFeRD to format hybrydowy, w którym kod XML zgodny ze standardem CII jest osadzony w pliku PDF/A-3, dzięki czemu faktura jest czytelna zarówno dla ludzi, jak i dla maszyn. Oba formaty są zgodne z normą EN 16931 i akceptowane w niemieckim systemie e-fakturowania B2B.

Czy Factur-X to to samo co ZUGFeRD?

Tak. Factur-X i ZUGFeRD to ta sama specyfikacja techniczna opublikowana wspólnie przez francuską organizację FNFE-MPE i niemiecką organizację FeRD; ZUGFeRD 2.5 odpowiada Factur-X 1.09. Factur-X jest jednym z trzech formatów dopuszczonych w ramach francuskiego rozporządzenia w sprawie e-faktur, obok UBL 2.1 i CII.

Które profile ZUGFeRD są zgodne z niemieckimi przepisami dotyczącymi e-faktur?

Profile BASIC, EN 16931 (dawniej COMFORT) i EXTENDED, a także profil referencyjny XRECHNUNG, kwalifikują się jako e-faktury zgodnie z niemieckim prawem dotyczącym podatku VAT, począwszy od wersji ZUGFeRD 2.0.1. Profile MINIMUM i BASIC WL nie spełniają tych wymogów, ponieważ pomijają obowiązkowe informacje dotyczące podatku VAT i pozycji faktury.

Czy w 2027 r. faktury elektroniczne będą obowiązkowe w Niemczech?

Od 1 stycznia 2025 r. odbieranie ustrukturyzowanych e-faktur jest obowiązkowe dla wszystkich niemieckich przedsiębiorstw. Wystawianie takich faktur stanie się obowiązkowe 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorstw, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 800 000 EUR, a 1 stycznia 2028 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw, z ograniczonymi wyłączeniami, takimi jak faktury o wartości do 250 EUR oraz niektóre dostawy zwolnione z podatku.