Awizo dostawy (ASN) dla dostawców: dlaczego to jeden z najtrudniejszych tematów w logistyce

Awizo dostawy (ASN, Advance Shipping Notice) to elektroniczny komunikat, który dostawca wysyła do odbiorcy -sieci handlowej lub operatora logistycznego -zanim towar fizycznie dotrze na miejsce. Opisuje dokładnie, co, w jakiej ilości i w jaki sposób zostało zapakowane. W standardzie EDIFACT nosi nazwę DESADV. 

Czym w praktyce jest awizo dostawy

Awizo dostawy mówi dokładnie: co, w jakiej ilości, w jaki sposób zapakowane i którą jednostką logistyczną (paletą) jedzie dany towar. Paleta jednorodna -jeden produkt, jedna partia -nie generuje większego problemu. Trudność zaczyna się przy paletach mieszanych, warstwowych, gdzie trzeba odwzorować całą sekwencję pakowania: co jest w warstwie dolnej, co w środkowej, co na górze.

Dane te powinny w zasadzie trafiać bezpośrednio z systemu magazynowego (WMS) -to on decyduje, w jakiej kolejności towar trafia na paletę. W praktyce systemy WMS mają zwykle własne, niestandaryzowane sposoby zapisu tej informacji, więc firmy dość często omijają ten proces i tworzą awizo ręcznie, na platformie odbiorcy albo operatora logistycznego.

Dlaczego nie istnieje jeden uniwersalny format

Największym wyzwaniem nie jest sam pomysł komunikatu -to brak jednego standardu. W komunikacji międzynarodowej dominuje EDIFACT, rodzina standardów wykorzystywana najczęściej. Branża motoryzacyjna w zasadzie się z niej wyłamuje, korzystając z własnego standardu, VDA, opartego na formacie pozycyjnym (fixed-width). Tu liczy się dokładna liczba spacji między polami, a nie separator czy tag pola jak w EDIFACT.

Dla dostawcy oznacza to konkretnie, że integracja zbudowana pod jednego operatora czy jedną sieć raczej nie przenosi się na kolejną relację. Nowy partner to zwykle nowy parser, nowa mapa pól, czasem zupełnie inny format pliku.

Dlaczego rynek sam się nie standaryzuje

Każdy operator logistyczny trzyma się własnego formatu, i to raczej nie jest przypadek. Operatorzy budują komunikację EDI na własne potrzeby, pod obsługę swoich klientów, a nie jako produkt do dalszej odsprzedaży.

"Jeżeli jednej z firm udało się wypracować z operatorem odpowiedni model integracji, nie oznacza to, że rozwiązanie można bezpośrednio przenieść do innej organizacji. Każda firma posiada własne procesy biznesowe, wymagania oraz sposób wymiany danych, dlatego wdrożenie wymaga dodatkowych prac dostosowawczych." -Jakub Kłębokowski, ekspert ds. komunikacji logistycznej, Infinite IT Solutions

Bywa to zresztą celowe: brak standaryzacji utrudnia dostawcy zmianę operatora logistycznego. Dostawca obsługujący kilku operatorów -bo wchodzi na nowy rynek albo skaluje dystrybucję do kolejnej sieci -kończy z liczbą integracji budowanych 1:1, zamiast jednej warstwy mapującej.

Kogo ten temat dotyczy najbardziej

Z naszych obserwacji potrzeba automatyzacji awiza dostawy pojawia się najczęściej u trzech typów firm: dostawców współpracujących z operatorem logistycznym (3PL), dostawców eksportujących do Europy Zachodniej (gdzie ASN jest po prostu standardem rynkowym) oraz dostawców sieci handlowych działających w Polsce. Tu akurat model najlepiej działa u Lidla -inne sieci często mają "zubożone" awizo, ograniczone do samej listy produktów.

Specyfika różni się mocno między branżami -inaczej wygląda to w FMCG, RETAIL, Automotive, SHE czy DIY.

E-faktura jako katalizator, nie źródło problemu

To zjawisko nie jest specyficzne dla Polski -dotyczy każdego systemu obowiązkowej e-faktury, niezależnie od tego, jak się lokalnie nazywa. U nas to KSeF: system, który weryfikuje formalną poprawność dokumentu, ale nie jego merytoryczną zawartość.

"KSeF nie weryfikuje merytorycznej zawartości pliku. Nawet błędny czy nieistniejący kod na fakturze nie zatrzyma jej wysłania i zarejestrowania -obowiązek podatkowy powstaje mimo to. To odbiorca zostaje z problemem dopasowania takiej faktury do faktycznej dostawy." -Jakub Kłębokowski

Ten sam mechanizm będzie działał wszędzie tam, gdzie e-fakturowanie stanie się obowiązkowe. Awizo dostawy działa wtedy jako potwierdzenie realizacji dostawy niezależne od faktury -bez względu na to, pod jakim systemem e-fakturowania pracuje dany rynek.

Ukryty koszt: wiedza, która odchodzi razem z pracownikiem

Wiele firm radzi sobie z brakami w automatycznym awizowaniu w dość prosty sposób: ręcznie, przez jedną doświadczoną osobę, która po prostu wie, czego wymaga dany kontrahent.

"Dostawca dla tego klienta musi uzupełnić dany parametr, ale pracownik, który obsługuje daną firmę dokładnie wie, jak to zrobić. Problem pojawia się, gdy ta osoba idzie na urlop, na emeryturę, albo zmienia pracę -nowy pracownik często nie otrzymuje tej wiedzy i błędy wracają." -Jakub Kłębokowski

To ryzyko rośnie razem z liczbą kontrahentów i wyjątków do zapamiętania -a w praktyce nigdzie nie jest formalnie spisane.

Jak z tym pracuje Infinite IT Solutions

Nasza rola sprowadza się właściwie do jednego: mapowania. Zamiast budować od zera integrację pod każdy nowy standard, dostawca zostaje przy swoim własnym formacie, a my tłumaczymy go na wymagania drugiej strony.

W praktyce to dwie ścieżki wdrożenia: integracja system-do-systemu, gdzie dane płyną automatycznie z WMS/ERP dostawcy, albo wersja webowa -dla sytuacji, w których druga strona nie finansuje pełnej integracji, a dostawca i tak musi wygenerować komunikat.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest awizo dostawy (ASN)? Awizo dostawy (ASN, Advance Shipping Notice) to elektroniczny komunikat wysyłany przez dostawcę przed dotarciem towaru do odbiorcy, opisujący dokładnie zawartość i sposób zapakowania przesyłki.

Co to jest DESADV? DESADV (Despatch Advice) to nazwa komunikatu awiza dostawy w standardzie EDIFACT.

Jaka jest różnica między EDIFACT a VDA? EDIFACT to międzynarodowa rodzina standardów komunikacji elektronicznej. VDA to odrębny standard używany w branży motoryzacyjnej, oparty na formacie pozycyjnym (fixed-width), w którym liczy się dokładna liczba spacji między polami danych.

Czy KSeF wymaga wysyłania awiza dostawy? Nie. KSeF obsługuje wyłącznie fakturowanie i nie weryfikuje merytorycznej zawartości dokumentów. Awizo dostawy to odrębny komunikat logistyczny, niezależny od faktury.

Czym zajmuje się Infinite IT Solutions? Infinite IT Solutions mapuje wewnętrzny format dostawcy na wymagania konkretnego operatora logistycznego lub sieci handlowej, eliminując konieczność budowania osobnej integracji przy każdej nowej relacji.