Jak otworzyć plik EDI

Pliki EDI to podstawowy element elektronicznej wymiany danych między firmami. Wysyłane są automatycznie pomiędzy systemami informatycznymi, więc większość użytkowników nigdy nie musi ich ręcznie otwierać.
Zdarza się jednak, że trzeba podejrzeć zawartość takiego pliku — na przykład, żeby zweryfikować dane, przeanalizować błąd lub sprawdzić poprawność dokumentu.
Jak więc otworzyć plik EDI i co właściwie się w nim znajduje?

Czym jest plik EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) to ustandaryzowany sposób przesyłania dokumentów biznesowych — takich jak faktury, zamówienia czy awiza dostaw — w formacie zrozumiałym dla systemów informatycznych.
Zamiast pliku PDF czy Excela, firmy wymieniają między sobą pliki tekstowe w formacie, który zawiera dane opisane w sposób czytelny dla komputerów.

Typowe rozszerzenia plików EDI to:

• .edi

• .edifact

• .xml

• .x12

• .ubl

• .csv (w uproszczonych integracjach)

Wewnątrz pliku znajdują się dane uporządkowane według konkretnego standardu (np. EDIFACT, ANSI X12, XML/UBL lub EANCOM).

Jak wygląda plik EDI?

Na pierwszy rzut oka plik EDI może wydawać się niezrozumiały — to czysty tekst z podziałem na segmenty i kody pól.
Oto przykład fragmentu pliku w standardzie EDIFACT:

Każdy wiersz (tzw. segment) oznacza konkretny element faktury lub zamówienia — numer dokumentu, datę, dane nabywcy, pozycję towaru, ilość, cenę itp.
Dla człowieka to dość techniczny zapis, ale dla systemów EDI jest w pełni czytelny.

Jak otworzyć plik EDI?

Istnieje kilka sposobów, w zależności od tego, co chcesz zrobić z plikiem:

1. Podgląd pliku (czytanie surowych danych)

Najprostszy sposób to otwarcie pliku w zwykłym edytorze tekstowym, np.:

• Notatnik (Windows),

• Notepad++,

• Visual Studio Code,

• Sublime Text.

Plik EDI to czysty tekst — nie ma w nim formatowania ani grafiki. Wystarczy otworzyć go w trybie „tekstowym”, żeby zobaczyć segmenty danych.
Ten sposób sprawdzi się, jeśli chcesz tylko podejrzeć zawartość lub znaleźć konkretne wartości.

 2. Otwieranie pliku w przeglądarce EDI

Dla wygodniejszego odczytu można użyć dedykowanych przeglądarek EDI (EDI Viewer).
Takie narzędzia interpretują kody EDIFACT/X12 i prezentują dane w czytelnej formie tabeli lub dokumentu.
Popularne programy to m.in.:

• Seeburger EDI Viewer,

• iCEDQ EDI File Viewer,

• Stylus Studio,

• BOTS Open Source EDI,

• Infinite EDI Portal – rozwiązanie chmurowe, które automatycznie konwertuje pliki EDI na czytelne raporty i PDF.

W tych narzędziach użytkownik widzi już logiczny układ dokumentu – numer faktury, dane kontrahenta, listę pozycji, kwoty itd.

 3. Konwersja pliku EDI do innego formatu

Jeśli chcesz przekształcić plik EDI do formatu, który łatwo otworzyć w Excelu lub PDF, możesz skorzystać z tzw. konwerterów EDI.
To aplikacje lub moduły platform, które tłumaczą dane z formatu EDI na:

• CSV lub XLSX (dla Excela),

• XML (dla integracji z ERP),

• PDF (dla wersji wizualnej dokumentu).

Taką funkcję oferuje m.in. platforma Infinite EDI, która pozwala jednym kliknięciem zamienić komunikaty EDI na raporty i wizualne faktury.

Co zrobić, jeśli plik EDI się nie otwiera?

Jeśli po otwarciu plik wygląda na „ciąg niezrozumiałych znaków” (np. dziwne symbole zamiast liter), prawdopodobnie użyto niewłaściwego kodowania znaków.
Spróbuj otworzyć plik w Notepad++ i zmienić kodowanie na UTF-8 lub ANSI.
W niektórych przypadkach plik EDI może być też zaszyfrowany (np. protokołem AS2 lub S/MIME) — wtedy należy go najpierw odszyfrować w systemie EDI, który go obsługuje.

Czy każdy może otworzyć plik EDI?

Technicznie – tak. W praktyce – nie zawsze zrozumie jego treść.
Format EDI jest przeznaczony głównie do wymiany danych między systemami, więc do interpretacji potrzebne są odpowiednie słowniki i mapy danych.
Dlatego w większości firm plikami EDI zajmuje się dział IT lub operator systemu EDI, a użytkownicy końcowi pracują już na danych przetworzonych — w ERP, Excelu lub PDF.

Jak Infinite pomaga w pracy z plikami EDI

Platforma Infinite EDI pozwala nie tylko przesyłać i odbierać komunikaty EDI, ale też je czytać, konwertować i analizować.
Użytkownicy mogą:

• otwierać pliki EDI w formie czytelnych raportów,

• automatycznie tłumaczyć dane do formatu XML, CSV lub PDF,

• sprawdzać poprawność struktury dokumentu (walidacja),

• oraz śledzić status wysyłki w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu nawet osoby spoza działu IT mogą w prosty sposób pracować z dokumentami EDI – bez znajomości kodów i standardów.

Podsumowanie

Pliki EDI są fundamentem nowoczesnej komunikacji między firmami – szybkiej, bezpiecznej i w pełni automatycznej.
Choć z zewnątrz wyglądają jak „ciąg znaków”, w rzeczywistości zawierają kluczowe dane biznesowe.
Żeby je odczytać, wystarczy prosty edytor tekstu lub specjalna przeglądarka EDI – a najlepiej, jeśli firma korzysta z profesjonalnej platformy, która tłumaczy te dane na czytelne raporty i dokumenty.

Infinite EDI robi to właśnie w ten sposób – automatycznie, w tle, pozwalając firmom skupić się nie na plikach, lecz na biznesie.