Jak uniknąć błędów przy wdrożeniu KSeF w firmie międzynarodowej?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w firmie działającej na wielu rynkach lub korzystającej z różnych systemów ERP to złożony proces, który wymaga starannego planowania. To nie tylko integracja z API Ministerstwa Finansów, ale pełna transformacja procesów finansowych i technologicznych.
W tym artykule poznasz 7 najczęstszych błędów przy wdrożeniu KSeF i sposoby, jak skutecznie ich uniknąć, aby zachować zgodność z przepisami, uniknąć opóźnień i zapewnić ciągłość biznesu.

1. Skupienie się tylko na głównym systemie finansowym

Błąd: Ignorowanie faktur wystawianych poza głównym ERP (np. SAP, Comarch) — na platformach e-commerce, w CRM czy portalach B2B.
Rozwiązanie:

• Przeprowadź pełną inwentaryzację źródeł faktur w firmie.
• Uwzględnij wszystkie działy i kanały sprzedaży w planie integracji z KSeF.

2. Brak lidera projektu KSeF

Błąd: Rozproszenie odpowiedzialności między księgowość, IT i dział prawny prowadzi do chaosu i opóźnień.
Rozwiązanie:

• Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną (Project Owner).
• Nadaj jej formalny mandat do podejmowania decyzji i koordynowania zespołów.

3. Pomijanie obowiązków e-fakturowania poza Polską

Błąd: Skupienie na KSeF bez uwzględnienia regulacji w innych krajach (np. PEPPOL, NAV, ZATCA).
Rozwiązanie:

• Stwórz mapę obowiązków e-fakturowania dla wszystkich rynków.
• Wybierz rozwiązanie zapewniające zgodność międzynarodową.

4. Zbyt późne rozpoczęcie testów KSeF

Błąd: Testowanie dopiero po wdrożeniu ujawnia trudne do naprawienia błędy.
Rozwiązanie:

• Testuj od początku projektu — na danych z różnych systemów i w realnych scenariuszach.
• Wprowadzaj poprawki etapami.

5. Brak spójnego formatu danych w firmie

Błąd: Różne działy stosują różne wersje formatu faktur, co prowadzi do odrzuceń w KSeF.
Rozwiązanie:

• Wprowadź jeden standard formatu faktur dla całej organizacji.
• Wykorzystaj systemy automatycznej konwersji danych.

6. Przecenienie możliwości ERP

Błąd: Założenie, że obecny ERP obsłuży KSeF bez dodatkowych integracji.
Rozwiązanie:

• Wcześnie zweryfikuj gotowość ERP.
• Jeśli są braki, skorzystaj z platformy SaaS lub integratora IT.

7. Brak planu awaryjnego przy awarii KSeF

Błąd: Brak procedur na wypadek niedostępności systemu rządowego.
Rozwiązanie:

• Opracuj plan B: lokalne archiwum, bufor danych, automatyczne ponawianie wysyłki, monitoring błędów.

Przy wdrożeniu KSeF w firmach międzynarodowych lub z wieloma systemami fakturowania kluczowe jest holistyczne podejście — obejmujące technologię, procesy, ludzi i regulacje na różnych rynkach.

Unikając powyższych błędów, zminimalizujesz ryzyko operacyjne, skrócisz czas wdrożenia i zapewnisz pełną zgodność z prawem.

Pobierz bezpłatny e-book: „Infinite KSeF – przewodnik po e-fakturowaniu w Polsce i na świecie” 

Chcesz przeprowadzić wdrożenie KSeF bez błędów, opóźnień i ryzyka paraliżu procesów?
W naszym e-booku znajdziesz:

• Praktyczne omówienie KSeF – obowiązki, terminy i wpływ na organizację
• E-fakturowanie w Europie – mapa obowiązków w 15 krajach
• 5 strategicznych trendów, które każdy CFO powinien znać
• 7 pułapek we wdrożeniu KSeF i jak ich uniknąć
• Jak AI i automatyzacja zmieniają oblicze finansów
• Gotowy plan działania – krok po kroku

[Pobierz e-book teraz]