Jak wygląda wdrożenie EDI

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie EDI (Electronic Data Interchange), czyli elektronicznej wymiany danych. To rozwiązanie, które automatyzuje komunikację między przedsiębiorstwami i pozwala przesyłać dokumenty — takie jak faktury, zamówienia czy awiza dostaw — bez udziału człowieka.
Ale jak wygląda wdrożenie EDI w praktyce? Od czego zacząć i na co zwrócić uwagę, żeby cały proces przebiegł sprawnie?

1. Analiza potrzeb i procesów

Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie, jakie dokumenty i procesy mają zostać objęte EDI.
Każda branża ma inne wymagania — sieci handlowe skupiają się na zamówieniach i fakturach, firmy produkcyjne na awizach dostaw, a operatorzy logistyczni na komunikatach magazynowych i transportowych.

Na tym etapie określa się:

• które typy dokumentów będą wymieniane (ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV itd.),

• z którymi partnerami (sieci handlowe, dostawcy, klienci),

• w jakich kierunkach (wysyłka/odbiór),

• i jak system EDI ma być zintegrowany z obecnym ERP.

Dobrze przeprowadzona analiza pozwala uniknąć błędów i przewidzieć potencjalne trudności już na starcie.

2. Wybór rozwiązania EDI

Drugi krok to wybór technologii i dostawcy.
W praktyce firmy mają do wyboru dwa podejścia:

• Własna instalacja EDI – system wdrażany i utrzymywany lokalnie w infrastrukturze firmy. Daje dużą niezależność, ale wymaga kompetencji IT i stałego wsparcia technicznego.

• Platforma EDI w modelu SaaS – rozwiązanie w chmurze, utrzymywane przez operatora, np. Infinite EDI. W tym modelu nie trzeba inwestować w serwery ani aktualizacje – wszystko działa po stronie dostawcy.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na:

• obsługiwane formaty (EDIFACT, XML, CSV, UBL, EANCOM),

• zgodność z wymaganiami partnerów biznesowych,

• możliwość integracji z systemem ERP,

• poziom bezpieczeństwa i dostępność wsparcia technicznego.

3. Integracja z systemem ERP

To kluczowy etap wdrożenia.
System EDI musi być połączony z oprogramowaniem, z którego firma korzysta na co dzień — np. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.
Celem jest to, aby dokumenty generowane w ERP (np. zamówienia czy faktury) były automatycznie przesyłane przez EDI, a dokumenty przychodzące automatycznie trafiały do ERP bez ręcznego wprowadzania.

Integracja może obejmować:

• mapowanie pól danych (np. NIP, numer faktury, stawki VAT),

• walidację struktury dokumentów,

• konfigurację kanałów komunikacji (AS2, SFTP, API),

• oraz testy wymiany z partnerami handlowymi.

4. Testy i walidacja

Zanim system EDI zostanie uruchomiony w środowisku produkcyjnym, konieczne są testy.
Na tym etapie weryfikuje się poprawność komunikatów – czy dane są przesyłane w odpowiednim formacie, czy partnerzy prawidłowo odbierają dokumenty i czy nie występują błędy w strukturze.

Testy prowadzi się zwykle w tzw. środowisku testowym, z użyciem przykładowych dokumentów.
Po ich zakończeniu każda strona (firma i partnerzy) potwierdza gotowość do uruchomienia EDI w trybie produkcyjnym.

5. Uruchomienie systemu

Po zakończonych testach przychodzi moment na start produkcyjny.
Od tego momentu dokumenty są wymieniane automatycznie i w czasie rzeczywistym.
Warto wprowadzić okres przejściowy, w którym część dokumentów jest jeszcze przesyłana równolegle e-mailem lub w formie papierowej — dla bezpieczeństwa i porównania.

Po kilku tygodniach, gdy proces działa stabilnie, można całkowicie przejść na elektroniczny obieg danych.

6. Monitoring i rozwój

Wdrożenie EDI nie kończy się w dniu uruchomienia systemu.
Ważnym elementem jest monitorowanie komunikacji — czyli sprawdzanie, czy dokumenty dochodzą, czy nie pojawiają się błędy i czy partnerzy handlowi przestrzegają uzgodnionych standardów.

Z czasem firmy rozbudowują EDI o kolejne procesy:

• automatyczne potwierdzenia dostaw,

• raporty zapasów magazynowych,

• elektroniczne rozliczenia finansowe,

• czy integrację z systemami e-fakturowania (np. KSeF).

Jak długo trwa wdrożenie EDI?

To zależy od skali projektu.
Małe firmy mogą uruchomić podstawową wymianę (np. zamówienia i faktury) w 4–6 tygodni.
Większe organizacje, z wieloma partnerami i systemami, potrzebują zwykle kilku miesięcy – zwłaszcza jeśli EDI obejmuje wiele krajów lub standardów.

Dlaczego warto wdrożyć EDI z Infinite

Infinite od ponad 20 lat wdraża systemy EDI w Polsce i za granicą, obsługując firmy z branż: retail, logistyka, produkcja, farmacja i finanse.
Platforma Infinite EDI umożliwia:

• szybką integrację z dowolnym systemem ERP,

• wymianę dokumentów w dowolnym standardzie,

• pełny monitoring statusów i raportów,

• oraz dostęp do pomocy technicznej 24/7.

Co ważne – Infinite wspiera również integrację EDI z systemami e-fakturowania i raportowania podatkowego, takimi jak KSeF w Polsce czy EmaraTax w Zjednoczonych Emiratach Arabskich.

Podsumowanie

Wdrożenie EDI to proces, który wymaga planu, dobrej współpracy między działem IT, finansami i partnerami biznesowymi. Ale efekty są wymierne: szybsze procesy, mniej błędów, niższe koszty i pełna automatyzacja komunikacji.

Firmy, które już dziś wdrażają EDI, budują przewagę na przyszłość – bo elektroniczna wymiana danych to nie tylko wygoda, ale standard nowoczesnego biznesu.