Jak wystawić fakturę w KSeF

Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz więcej przedsiębiorców zaczyna testować nowe narzędzie Ministerstwa Finansów. KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur – wprowadza ustrukturyzowany format, automatyczną weryfikację danych oraz pełną archiwizację dokumentów.

Choć na pierwszy rzut oka system może wydawać się skomplikowany, samo wystawienie faktury w KSeF nie jest trudne – wymaga jedynie znajomości kilku podstawowych kroków. Dzięki temu artykułowi dowiesz się, jak krok po kroku wystawić fakturę bezpośrednio w systemie KSeF, jakie dane należy wprowadzić i na co zwrócić uwagę, by faktura została poprawnie przyjęta przez system.

1. Zaloguj się do systemu

Aby wystawiać faktury w KSeF, musisz być odpowiednio uwierzytelniony. System umożliwia logowanie się za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

• profilu zaufanego,

• e-pieczęci lub innego mechanizmu autoryzacji zgodnie z instrukcją systemu. 
  Po zalogowaniu uzyskujesz dostęp do aplikacji podatnika KSeF, gdzie możesz wystawiać, odbierać i przeglądać e-faktury.

2. Wejdź do opcji „Wystaw fakturę”

W interfejsie systemu znajdziesz przycisk lub zakładkę przeznaczoną do wystawiania faktury. Zwykle nazwana jest „Wystaw fakturę” albo analogicznie (w zależności od wersji interfejsu). Baza Wiedzy+2ITE.pl+2
Możliwe jest również utworzenie faktury roboczej, ale w trybie bezpośrednim faktura wystawiona = wysłana — nie ma bufora.

3. Wpisz wymagane dane faktury

Przy wystawianiu faktury w KSeF należy uzupełnić następujące dane:

• rodzaj faktury — np. faktura podstawowa, zaliczkowa, faktura rozliczeniowa albo faktura korygująca. 

• szczegóły faktury — numer faktury (twojej firmy), datę wystawienia, miejsce wystawienia (adres), okres/dzień, którego dotyczy faktura. 

• pozycje — towar/usługę: opis, ilość, cena netto, odpowiednia stawka VAT, jednostka miary, waluta jeśli dotyczy. 

• dodatkowe adnotacje — np. mechanizm podzielonej płatności (MPP), sposób zapłaty, numer rachunku bankowego, ewentualne dane kontrahenta.

4. Zatwierdź i wyślij

Po uzupełnieniu wszystkich pól i zweryfikowaniu danych, należy zatwierdzić fakturę w systemie KSeF. W wysyłaniu bezpośrednim faktura jest automatycznie przesyłana do bazy KSeF — to oznacza, że nie pozostaje w buforze jako szkic.
Po akceptacji system nadaje unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. Od tego momentu dokument staje się fakturą ustrukturyzowaną i uznawany jest za wystawiony. 

5. Pobierz potwierdzenie i dokument

Po poprawnym przetworzeniu faktury przedsiębiorca może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – dowód, że faktura została przyjęta przez system i ma prawny status. 
Fakturę można również pobrać w formacie PDF (lub XML), w zależności od tego, jakie narzędzie / system korzystasz. 

6. Co warto wiedzieć / uwagi praktyczne

• Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną (np. FA(2) lub od 2026 r. docelowo FA(3)). 

• Wszystkie dane muszą być poprawne przed wysłaniem; po wysłaniu nie ma możliwości jej usunięcia — w razie błędu należy wystawić fakturę korygującą. 

• W okresie dobrowolnym można testować w środowisku testowym / demo.