KSeF: od kiedy obowiązkowy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to jedno z największych wyzwań, jakie czeka przedsiębiorców w najbliższych latach. Choć o systemie mówi się już od 2022 roku, wiele firm wciąż nie ma pewności, kiedy dokładnie KSeF stanie się obowiązkowy i jakie będą tego konsekwencje.

Odpowiedź? Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku.

Dlaczego ten termin?

Początkowo obowiązkowy KSeF miał ruszyć w 2024 roku. Potem przesunięto go na 2025. Finalnie, w lutym 2024 roku, Ministerstwo Finansów ogłosiło kolejne przesunięcie – tym razem na lipiec 2026. Głównym powodem były błędy techniczne po stronie systemu oraz obawy zgłaszane przez przedsiębiorców i dostawców oprogramowania.

To dobra wiadomość – firmy zyskały więcej czasu, by porządnie przygotować się do zmian. Ale to również ostatnie takie przesunięcie, więc nie ma co liczyć na kolejne.

Kogo obejmie obowiązek?

Od 1 lipca 2026 roku każda firma zarejestrowana jako podatnik VAT czynny będzie musiała wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, dużą spółkę czy fundację – jeśli wystawiasz faktury VAT, KSeF Cię dotyczy.

Nieco później obowiązek może objąć również firmy zwolnione z VAT oraz transakcje B2C – ale w pierwszej kolejności zmiany dotyczą B2B.

Co oznacza „obowiązkowy KSeF” w praktyce?

Po 1 lipca 2026 nie będzie już można wystawiać faktur w PDF, wysyłać ich mailem czy drukować i przekazywać fizycznie. Wszystkie faktury będą musiały być w formacie ustrukturyzowanym (XML) i wysyłane bezpośrednio do systemu KSeF.

Faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie przyjęcia jej przez system KSeF – nie w momencie jej wygenerowania.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Wdrożenie KSeF to nie tylko aktualizacja programu do fakturowania. To zmiana całego sposobu obiegu dokumentów – często wymagająca integracji z ERP, testów, podpisów elektronicznych i przeszkolenia zespołu.

Im wcześniej zaczniesz, tym mniejsze ryzyko, że system nie będzie gotowy na czas. A opóźnienia mogą oznaczać nie tylko chaos w księgowości, ale też realne kary i problemy z kontrahentami.

Podsumowanie

• KSeF stanie się obowiązkowy 1 lipca 2026 roku.
• Dotyczy wszystkich podatników VAT.
• Wymaga wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i integracji z systemem Ministerstwa Finansów.

Nie warto czekać do ostatniej chwili. Czas wykorzystać najbliższe miesiące na audyt, wybór narzędzi i spokojne przejście przez testy. To nie tylko obowiązek, ale też szansa na usprawnienie procesów i większą kontrolę nad fakturami.