Usprawnienie procesów HR dzięki zaawansowanym podpisom elektronicznym

Dowiedz się, jak zaawansowane podpisy elektroniczne rewolucjonizują procesy HR, skracając czas podpisywania dokumentów i zwiększając wydajność wdrażania pracowników i zarządzania nimi.

Cyfrowa transformacja HR

Sektor zasobów ludzkich (HR) odnotował w ostatnich latach znaczny postęp, a transformacja cyfrowa napędza liczne zmiany. Firmy coraz częściej stosują narzędzia cyfrowe w celu usprawnienia procesów, zwiększenia produktywności i poprawy ogólnego doświadczenia pracowników. Jedną z kluczowych technologii w tej transformacji jest wykorzystanie zaawansowanych podpisów elektronicznych. Wraz z pojawieniem się przepisów zezwalających na podpisy cyfrowe, działy HR mogą teraz wykonywać dokumenty związane z zatrudnieniem drogą elektroniczną, drastycznie skracając czas i wysiłek związany z tradycyjnymi procesami opartymi na dokumentach papierowych.

Korzyści z wdrożenia zaawansowanych podpisów elektronicznych

Wdrożenie zaawansowanych podpisów elektronicznych w procesach HR oferuje kilka kluczowych korzyści:

Oszczędność czasu: Tradycyjne procesy podpisywania dokumentów mogą trwać tygodniami, obejmując wiele etapów, takich jak drukowanie, podpisywanie, skanowanie i wysyłanie. Zaawansowane podpisy elektroniczne mogą skrócić ten czas do zaledwie kilku minut, umożliwiając szybkie podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów.

Redukcja kosztów: Zmniejszenie zależności od papieru pozwala nie tylko zaoszczędzić na kosztach drukowania, ale także na wydatkach związanych z wysyłką, przechowywaniem i obsługą. Firmy zatrudniające dużą liczbę pracowników mogą odnotować znaczne oszczędności.

Zwiększone bezpieczeństwo: Zaawansowane podpisy elektroniczne są regulowane przez eIDAS (UE) nr 910/2014, zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa. Zapewniają one mechanizmy takie jak unikalna identyfikacja podpisującego i weryfikacja integralności dokumentu, które są kluczowe dla wrażliwych dokumentów HR.

Lepsza dostępność: Pracownicy i personel HR mogą podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, usuwając bariery geograficzne i ułatwiając pracę zdalną. Jest to szczególnie korzystne dla organizacji z wieloma lokalizacjami.

Udane wdrożenie w Deichmann Romania

Doskonałym przykładem udanego wdrożenia zaawansowanych podpisów elektronicznych jest Deichmann Romania. Korzystając z rozwiązania eSign Infinite dostarczonego przez Infinite IT Solutions, firma Deichmann była w stanie znacznie usprawnić swoje procesy HR.

Rozwiązanie umożliwiło zdalne podpisywanie umów, wniosków urlopowych i innych dokumentów kadrowych za pomocą prostego i bezpiecznego procesu obejmującego uwierzytelnianie za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości SMS. Nie tylko przyspieszyło to proces zatwierdzania i podpisywania, ale także umożliwiło lepsze zarządzanie i przechowywanie dokumentów. Dział HR w Deichmann był w stanie zaoszczędzić znaczną ilość czasu i kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i fizycznym przechowywaniem dokumentów.

Jak zintegrować rozwiązania eSign z przepływem pracy działu kadr?

Integracja rozwiązań eSign z obiegiem dokumentów HR obejmuje kilka kroków:

Ocena potrzeb: Określenie rodzajów dokumentów i procesów, które mogą skorzystać z podpisów elektronicznych. Typowe przykłady obejmują umowy o pracę, formularze wdrożeniowe, wnioski urlopowe i oceny wydajności.

Wybór odpowiedniego rozwiązania: Wybierz rozwiązanie, które spełnia wymagania Twojej organizacji i jest zgodne z odpowiednimi przepisami. Na przykład rozwiązanie eSign Infinite oferuje konfigurowalne przepływy pracy odpowiednie dla różnych procesów HR.

Wdrożenie i szkolenie: Współpracuj z działem IT lub dostawcą rozwiązania w celu wdrożenia systemu. Upewnij się, że personel HR i inni odpowiedni pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie efektywnego korzystania z nowego systemu.

Integracja z istniejącymi systemami: Upewnij się, że rozwiązanie eSign płynnie integruje się z istniejącymi systemami zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i innymi narzędziami cyfrowymi używanymi w organizacji.

Monitorowanie i optymalizacja: Ciągłe monitorowanie wydajności systemu i zbieranie informacji zwrotnych od użytkowników w celu wprowadzenia niezbędnych korekt i ulepszeń.

Oszczędność kosztów i wzrost wydajności dzięki podpisom cyfrowym

Przejście na podpisy cyfrowe może przynieść znaczne oszczędności i wzrost wydajności:

Zmniejszenie obciążeń administracyjnych: Dzięki automatyzacji procesu podpisywania, działy HR mogą zmniejszyć obciążenie administracyjne, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Krótszy czas realizacji: Dokumenty mogą być podpisywane i odsyłane niemal natychmiast, co przyspiesza cały proces HR, od rekrutacji po zarządzanie pracownikami.

Niższe koszty operacyjne: Oszczędności na papierze, tuszu, opłatach pocztowych i przechowywaniu mogą szybko się sumować, szczególnie w przypadku dużych organizacji z dużą ilością dokumentów.

Wpływ na środowisko: Zmniejszenie zużycia papieru przyczynia się do działań na rzecz zrównoważonego rozwoju, co jest coraz ważniejsze dla inicjatyw społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Przyszłe trendy w cyfrowym zarządzaniu zasobami ludzkimi

Wykorzystanie zaawansowanych podpisów elektronicznych to tylko jeden z aspektów szerszego trendu w kierunku cyfrowego zarządzania zasobami ludzkimi. Przyszłe trendy, które mogą mieć wpływ na sektor HR, obejmują:

Sztuczna inteligencja (AI) w HR: Sztuczna inteligencja może usprawnić procesy rekrutacyjne, zaangażowanie pracowników i analizę danych, zapewniając głębszy wgląd i bardziej wydajne operacje.

Mobilne rozwiązania HR: Wraz z rozwojem pracy zdalnej, mobilne rozwiązania HR staną się bardziej powszechne, umożliwiając pracownikom dostęp do usług HR z ich smartfonów.

Blockchain dla HR: Technologia Blockchain może być wykorzystywana do bezpiecznego i przejrzystego prowadzenia dokumentacji, weryfikacji poświadczeń i zapewnienia integralności danych.

Rozszerzona rzeczywistość (AR) w szkoleniach: AR może zapewnić wciągające doświadczenia szkoleniowe, poprawiając wyniki uczenia się i rozwój pracowników.

Platformy Employee Experience: Platformy te mają na celu zwiększenie zaangażowania i satysfakcji pracowników poprzez zapewnienie spersonalizowanych i zintegrowanych usług HR.

Przyjmując te trendy i technologie, działy HR mogą nadal ewoluować, zapewniając lepsze usługi pracownikom i przyczyniając się do ogólnego sukcesu ich organizacji. Zaawansowane podpisy elektroniczne stanowią kluczowy krok w tej trwającej cyfrowej transformacji, oferując natychmiastowe korzyści w zakresie wydajności, oszczędności kosztów i bezpieczeństwa.