KSeF a faktury zagraniczne – co z importem i eksportem?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie w 2026 roku i obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Dla firm działających wyłącznie na rynku krajowym przygotowanie procesów będzie stosunkowo proste. Jednak przedsiębiorstwa zajmujące się handlem międzynarodowym muszą uwzględnić dodatkowe kwestie — szczególnie w przypadku faktur wystawianych lub otrzymywanych od kontrahentów zagranicznych.
W tym artykule wyjaśniamy, jak KSeF wpływa na faktury w imporcie i eksporcie oraz jakie kroki powinna podjąć firma, aby zachować zgodność z przepisami.

Dlaczego integracja z KSeF jest obowiązkowa?

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz archiwizowanie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Dzięki temu organy podatkowe mogą szybciej kontrolować i analizować transakcje, co ogranicza ryzyko nadużyć podatkowych.
Firmy, które nie zintegrują swoich systemów fakturowania z KSeF, nie będą mogły prawidłowo wystawiać i odbierać faktur zgodnych z przepisami. Co więcej, faktury przesłane tradycyjnymi kanałami, np. e-mailem lub papierowo, bez potwierdzenia odbioru przez KSeF, nie będą uznawane za dokumenty podatkowe. To oznacza, że kontrahent nie będzie miał obowiązku ich opłacania – a Twoja firma może mieć problem z uzyskaniem należności.

Co grozi za brak integracji z KSeF?

1.    Ryzyko odrzucenia faktur przez klientów i kontrahentów
Bez przesłania faktury przez KSeF, dokument nie będzie miał statusu prawidłowej faktury VAT. Odbiorcy mogą odmówić przyjęcia i rozliczenia takiego dokumentu, co w praktyce oznacza problemy z płynnością finansową.
2.    Możliwość nałożenia kar finansowych
Brak zgodności z obowiązkiem stosowania KSeF może skutkować kontrolami podatkowymi i nałożeniem kar za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji księgowej. Sankcje mogą obejmować zarówno grzywny, jak i inne konsekwencje finansowe.
3.    Problemy z odliczeniem VAT i rozliczeniami podatkowymi
Faktury spoza systemu KSeF mogą zostać zakwestionowane przez organy skarbowe, co może utrudnić odliczenia VAT i prowadzić do korekt rozliczeń.
4.    Utrata zaufania biznesowego
Kontrahenci, zwłaszcza duże przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, coraz częściej wymagają zgodności z KSeF jako warunku współpracy. Brak integracji może spowodować utratę kluczowych klientów i partnerów.

Czy faktura przesłana mailem musi być opłacona?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura musi zostać wystawiona i odebrana przez KSeF, aby była dokumentem podatkowym. Faktura przesłana wyłącznie mailem, bez pośrednictwa systemu KSeF, nie spełnia tego wymogu. W praktyce oznacza to, że:

•  Faktury e-mailowe bez potwierdzenia odbioru przez KSeF nie są fakturami w rozumieniu prawa podatkowego.
• Odbiorca faktury nie ma prawnego obowiązku jej opłacenia, jeśli została wystawiona poza KSeF (chyba że strony umówią się inaczej).
• Taka faktura nie pozwala na prawidłowe rozliczenie VAT ani wykazanie jej w rejestrze VAT.

Jak przygotować firmę do integracji z KSeF?

Zweryfikuj swoje systemy finansowo-księgowe pod kątem gotowości do KSeF – sprawdź, czy Twój ERP lub program do faktur pozwala na integrację.

• Skorzystaj z usług profesjonalnego partnera technologicznego, który zapewni szybkie i bezpieczne wdrożenie KSeF oraz wsparcie w trakcie procesu.
• Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i rozliczenia, aby zminimalizować ryzyko błędów i opóźnień.
• Wdroż plan awaryjny na wypadek problemów technicznych z KSeF, np. lokalne archiwum dokumentów oraz monitoring statusów faktur.

Brak integracji z KSeF niesie za sobą poważne konsekwencje finansowe i operacyjne dla każdej firmy działającej na polskim rynku. Tylko faktury wystawione i odebrane przez system KSeF będą uznawane za prawidłowe dokumenty podatkowe, a faktury przesłane tradycyjnie, np. mailem, nie będą miały takiego statusu i mogą nie zostać opłacone przez kontrahentów. Aby uniknąć kar i problemów z płynnością, warto jak najszybciej wdrożyć odpowiednie rozwiązania integracyjne i zadbać o pełną zgodność z nowymi wymogami.

Pobierz bezpłatny e-book: „Infinite KSeF – przewodnik po e-fakturowaniu w Polsce i na świecie” 

Chcesz przeprowadzić wdrożenie KSeF bez błędów, opóźnień i ryzyka paraliżu procesów?
W naszym e-booku znajdziesz:

• Praktyczne omówienie KSeF – obowiązki, terminy i wpływ na organizację
• E-fakturowanie w Europie – mapa obowiązków w 15 krajach
• 5 strategicznych trendów, które każdy CFO powinien znać
• 7 pułapek we wdrożeniu KSeF i jak ich uniknąć
• Jak AI i automatyzacja zmieniają oblicze finansów
• Gotowy plan działania – krok po kroku

[Pobierz e-book teraz]